お役立ちサービスご紹介
煩雑な契約書のやり取りをWeb上で完結！Greatsignのご紹介
今回はNAWABARIのご契約者様に向けて、現代では常識となりつつあるクラウド型電子契約サービス「GreatSign」をご紹介します。
クラウド型電子契約サービス GreatSignとは？
GreatSignとは、煩雑な契約書の締結業務をオンライン上で完結させることができるサービスです。
オンラインの手続きやクラウド上に契約書を保管することができるため、様々なコストカットや保管場所の縮小を可能を可能にします。
GreatSignを導入するメリット！
～メリット1～ ペーパーレスで契約書を締結できる
クラウド型の電子契約のため、紙に契約書にする必要がなく、ペーパーレスを実現することが可能です。
過去に締結した契約書も、スキャンをしてPDF化してGreatSignに保管することで一括管理をする事も可能です。
～メリット2～ 印紙代や郵送代をコストカットできる
主に紙で契約書を交わす際のコストは以下の通りです。
〇紙代
〇印刷代
〇収入印紙代
〇郵送費（郵送の場合のみ）
〇印刷等に伴う人件費
これらの費用をGreatSignを導入することでゼロにすることが可能ですから、導入する価値はこれだけでもあると言えるでしょう。
～メリット3～ 締結までの時間を大幅に削減できる
従来、契約書を締結するには署名・捺印をするために契約書を印刷して郵送、または実際に当人の元へ行く必要がありました。
そして、契約書によっては往復する必要がある場合もあるため、締結まで1‘～2週間近くかかってしまうことも多々ありました。
しかしGreatSignを導入することで、送付先（住所やメールアドレス等）があればWeb上で手続きが完結するため、当日中に締結することも容易なのです。
～メリット4～ 保管スペースを縮小できる
電子契約の場合、紙で保存をしない代わりにクラウド上に契約書を保存することができます。
そのため、現実の保管スペースを縮小することができ、尚且つ、紛失のリスクなどもアカウントがある限り消えないためほぼゼロにすることが可能です。
～メリット5～ コンプライアンスを強化できる
従来の紙の契約書は改ざんのリスクがあったため、コンプライアンス上、常に問題がありました。
しかしGreatSignでは契約書をクラウド上に保管するため、改ざんができないのでコンプライアンスの強化をすることが可能です。
よくある質問
Q:電子署名とは
A:電子署名法によって定められた本人による一定の署名で、手書き署名や捺印と同じ効果をなす署名方法です。
Great Signではご登録頂いたメールアドレスの使用者それぞれが締結書類に確認ボタンを押した時刻を記録し、当事者間の合意を証明しております。
Q:電子契約サービスを利用して締結した文書は法的に有効なものですか
A:Great Signによって電子署名、タイムスタンプを作成、付与された契約書は電子契約の関連法案に準拠しているため安心して業務にお使いいただけ、万一裁判になった場合にも有効な証拠として認められます。
Q:Great Sign (電子契約)とは
A:従来の署名、捺印をする契約書や発注書、同意書に代えて、電子署名およびタイムスタンプを利用することで法的に有効な文書を作成し、保管を可能とするサービスです。
Q:Great Sign を解約した場合、書類のデータを確認することはできますか
A:Great Sign退会後は書類のデータをシステムで確認できません。ただし、解約前にダウンロードして、個人のパソコンに保存したファイルをいつでも確認できます。
さいごに
今回は クラウド型電子契約サービス「GreatSign」をご紹介しました。
コロナ禍の影響もあり、電子契約が常識となりつつ現代でまだ未導入の方はぜひこの機会に検討してみてはいかがでしょうか。
大里真也