バーチャルオフィス

失敗しないバーチャルオフィスの選び方!重要ポイント9選と見分け方

失敗しないバーチャルオフィスの選び方!重要ポイント10選と見分け方

東京一等地を中心に、近年地方エリアでも増え続けているバーチャルオフィスですが、数が多すぎてどのように選んだらいいか迷ってしまいますよね。

ビジネスで使用する住所を置く大事なバーチャルオフィスですので、ご自身のニーズに合ったサービスを有しているバーチャルオフィス業者を選びたいものです。

今回はバーチャルオフィスの選び方として、チェックすべき重要ポイント9選をまとめてご紹介いたします。

バーチャルオフィスの選び方は?重要ポイント9選はこちら!

バーチャルオフィスの選び方

首都圏のみならず地方エリアでも増え続けている、バーチャルオフィス。

優良バーチャルオフィスがある一方で、残念ながら、個人情報を流出させるなど悪徳な運営元が存在しているのも事実です。

悪徳な運営元と契約してしまわないように、事前確認をしっかりしておきたいものですね。

バーチャルオフィスを選ぶ際にチェックしたい、重要ポイントはこちらの9点です。

バーチャルオフィスの選び方 9のポイント
  1. 使用する住所がどこにあるか
  2. 初期費用や月額費用
  3. 電話転送、登記などのオプション料金
  4. 運営元の倒産リスク
  5. 運営元の問い合わせ対応時間
  6. 運営元の信用性
  7. 運営元のイメージ
  8. 事前審査があるかどうか
  9. 契約・更新・解約の期間

それぞれ詳しくご紹介します。

ポイント①使用する住所がどこにあるか

バーチャルオフィスの選び方として、ポイントの1つ目は住所地

バーチャルオフィスの選び方として、ポイントの1つ目は住所地です。

信頼性のある東京の一等地等を、会社の住所として使用出来るのがバーチャルオフィスのメリット。

東京の一等地に賃貸オフィスを構えるには何百万もの初期費用がかかりますが、バーチャルオフィスなら格安料金で新宿区や千代田区などの住所をレンタルすることが可能です。

企業の所在地は顧客の信用獲得に繋がるので、契約するバーチャルオフィスの住所は重要ポイントとして覚えておきましょう。

ポイント②初期費用や月額費用

バーチャルオフィスの選び方として、ポイントの2つ目は費用

バーチャルオフィスの選び方として、ポイントの2つ目は費用です。

バーチャルオフィスの初期費用や月額費用は、運営会社によって異なります。

ただ安いだけで選ぶだけではなく、ご自身が受けたいサービスがあるかどうかも確認しておきましょう。

月額料金の中に含まれるサービスも、各運営会社によって異なります。

費用のチェックポイント
  • 消費税が内税・外税
  • 住所利用料金
  • 電話転送料金
  • 郵送物転送料金
  • 電話代行サービス など

こういった費用が、月額料金に含まれているのか、別料金でオプション選択可能なのかご自身に必要なサービスをチェックしておきましょう。

また、更新費用や解約金の有無、保証金や共益費が必要かどうかも確認が必要です。

勿論、バーチャルオフィスは長期的に利用する場合も多いので、毎月無理なく支払えるかどうかも重要なポイントですね。

ポイント③電話転送、登記などのオプション料金

バーチャルオフィスの選び方として、ポイントの3つ目はオプションの種類と料金

バーチャルオフィスの選び方として、ポイントの3つ目はオプションの種類と料金です。

バーチャルオフィスのサービスには、様々なオプションがあります。

オプション一例
  • 電話転送
  • 登記
  • 秘書電話サービス
  • 郵便物転送
  • 会議室利用

いざ利用したいときに該当するサービスが提供されていなくて困った…とならないよう、利用したいオプションの有無の確認も重要ポイントです。

オプションはあるけれど高額すぎて利用できない、という事態にならないよう、オプションサービス利用料金もしっかりと確認しておきましょう。

ポイント④運営元の倒産リスク

バーチャルオフィスの選び方として、ポイントの4つ目は運営会社の健全性や倒産リスクの程度

バーチャルオフィスの選び方として、ポイントの4つ目は運営会社の健全性や倒産リスクの程度です。

バーチャルオフィスの住所を利用して登記したはいいものの、バーチャルオフィスの運営元が倒産してしまうと再び高額な費用を投資し住所変更する必要が出てきてしまいます。

こういった運営元の倒産リスクを回避するためには、バーチャルオフィスの運営会社を調査しておきましょう。

バーチャルオフィスの運営会社は上場企業が少なく、運営会社の企業情報や経営状態などを把握することが難しいのが現状です。

運営会社のチェックポイント
  • バーチャルオフィス運営会社のホームページが常に最新の状態で更新されているかどうか
  • 信用情報リサーチ会社(帝国データバンク等)で、バーチャルオフィス運営会社の信用情報を確認する
  • 運営会社の運営歴が5年以上ある
  • 運営会社の資本金が1.000万円以上ある
  • 実際にバーチャルオフィス運営会社を見に行き、活気ある会社かどうかを見極める

これらの情報を中心に運営会社の詳細を確認し、バーチャルオフィス運営会社と共倒れにならないよう、倒産リスクを出来るだけ事前に回避しておくのも重要ポイントです。

ポイント⑤運営元の問い合わせ対応時間

バーチャルオフィスの選び方として、ポイントの5つ目は問い合わせへの対応時間

バーチャルオフィスの選び方として、ポイントの5つ目は問い合わせへの対応時間です。

バーチャルオフィスの会議室や個室を利用したい場合は、利用時間や、対応の速さもしっかりと確認しておく必要があります。

バーチャルオフィスを運営する会社の、受付時間がご自身のスケジュールに見合うものなのかや、スピーディーな返信があるかどうかも、しっかりチェックしておきましょう。

ポイント⑥運営元の信用性

バーチャルオフィスの選び方として、ポイントの6つ目は運営元の信用性

バーチャルオフィスの選び方として、ポイントの6つ目は運営元の信用性です。

個人情報保護の重要性が叫ばれる昨今、残念ながらバーチャルオフィス利用者の個人情報を意図的に漏洩してしてしまった…という運営元がいることも事実です。

2022年には、某バーチャルオフィス運営元が運営しているネットショップにおいて、「特定商取引法に基づく表記」に記載されている住所を、ショップオーナーに無断で掲載するという事例が起こっています。

ハンドメイド作家の活動を支援する情報メディア「ハンドメイドチャンネル」を運営する一般社団法人和文化推進協会(所在地:京都府京都市、代表理事:横山雅美)は、2021年12月、【ハンドメイド作家検索データベース】の公開を発表しました。

引用元:PRTIMES

バーチャルオフィスは犯罪収益移転防止法で、

  • きちんとした本人確認をする義務がある。
  • 本人確認のした個人情報は、7年間保管義務がある

という事が定められています。

つまりバーチャルオフィスの運営元が個人情報の管理ができるかどうかが問われているということですね。

個人情報を勝手に第三者に提供したり、WEB上から集めてくるようなことをしている運営元は選ばないように注意しましょう。

バーチャルオフィス運営元の信用性というのは非常に重要なポイントといえますね。

また、HPにお手続きの詳細が書いていなかったり、中にはプライバシーポリシーや規約などがない業者すら存在ます。

プライバシーポリシーは個人情報保護法により、ユーザーの個人情報を収取する業者には作成と公表が義務化されています。

バーチャルオフィスはHPからお申込みをして、審査のため個人情報を収集しますので絶対に必要な項目です。

ポイント⑦運営元のイメージ

バーチャルオフィスの選び方として、ポイントの7つ目は運営元のイメージや口コミ

バーチャルオフィスの選び方として、ポイントの7つ目は運営元のイメージや口コミです。

バーチャルオフィスを選ぶ際、バーチャルオフィス運営元の企業イメージや口コミ等も重要チェックポイントです。

バーチャルオフィス運営元の、

  • ホームページの最新性
  • 利用した人の口コミ

等は、チェックが必要です。

また、利用予定よ会議室や個室なども、出来る限り内見し、雰囲気なども確認しておきたいですね。

取引相手にマイナスイメージを与えないように、受付の対応もご自身の目で確認してください。

最近ではバーチャルオフィスのサービスや信用性を比較する「バーチャルオフィス 比較Lab」などのサイトがあります。

ここではユーザーに分かりやすくメリットやデメリットが記載されていますので、十分にみる価値のあるサイトでしょう。

ポイント⑧事前審査があるかどうか

バーチャルオフィスの選び方として、ポイントの8つ目は事前審査の有無

バーチャルオフィスの選び方として、ポイントの8つ目は事前審査の有無です。

バーチャルオフィスを契約する際、入居者審査がある運営元とない運営元があります。

ですが、販売収益移転防止法という法律があり、バーチャルオフィスの契約時も入居者審査で『本人確認』と『事業内容』の審査は必須条件。

バーチャルオフィス自体の質にも関わってくるため、必ず契約前の入居者審査をしている運営元を選びましょう

入居者審査で、本人確認書類や印鑑証明の提示が義務づけられている運営元だと安心ですね。

ポイント⑨契約・更新・解約の期間

バーチャルオフィスの選び方として、ポイントの9つ目は契約・更新・解約の期間

バーチャルオフィスの選び方として、ポイントの9つ目は契約・更新・解約の期間です。

バーチャルオフィスを利用する際、必ず必要となってくるのが利用契約です。

  • 契約期間
  • 更新期間
  • 解約するための事前通知期間

は、必ず契約書で確認しておきましょう。

解約するための事前通知は、通常3か月前となっていますが、運営元によっては「半年前」など契約書に明記されているケースも。

また、解約する際に違約金が発生する運営元もありますので、必ず契約・更新・解約の期間や費用は事前確認しておきましょう。

失敗しない選び方をするならここ!おすすめバーチャルオフィス3選!

失敗しない選び方をするならここ!おすすめバーチャルオフィス3選!

バーチャルオフィスを選び方として重要ポイント9つをご紹介しました。

以上の点を踏まえて、4つのおすすめバーチャルオフィスと料金費用を見てみましょう。

おすすめ①NAWAVARI

バーチャルオフィスNAWABARI

NAWABARIは、バーチャルオフィスの中でも初期費用0円、月額1,078円(税込)という業界最安値で起業できるのが最大の強みです。

2017年から運営し、ネットショップ大手のBASEと提携している唯一のバーチャルオフィスで、レンタル住所は、東京の一等地。

きちんと入居者の事前審査を行いながら、審査にはekycアプリを活用しているため、最短当日契約が可能な点も大きなメリットと言えるでしょう。

また、NAWABARIは『GMOあおぞらネット銀行』と提携しており、利用契約するとスムーズな口座開設が出来るようになっている点も人気の理由のひとつです。

おすすめ②レゾナンス

レゾナンスは、月額1650円から都内一等地のバーチャルオフィスが利用できます。

魅力はなんといっても、サービスやオプションが豊富に取り揃えられていることでしょう。

オプションの中にはホームページ開設や法人口座開設サポートも用意されており、ご自身に必要なサービスを利用することが可能です。

おすすめ③ワンストップ

ワンストップビジネスセンターは、月額4800円から利用可能。

札幌から熊本まで全国37拠点があるため、顧客訪問先での急な会議などにも対応可能なので、地方エリアで法人登記したい方にもオススメ。

ホームページ作成や名刺の作成、登記代行なども行っており、スタートしたばかりの起業家の方にも人気です。

おすすめ④ナレッジソサエティ

ナレッジソサエティは、月額4950円から東京の中心地千代田区の住所を利用することが可能です。

ナレッジソサエティの魅力は、追加料金なく利用可能なミーティングシート。

会議室利用サービスも準備されていますので、会議室が必要な方にもおすすめです。

料金費用を比較

最後に、おすすめした4社の料金費用を一覧でご紹介します。

  NAWABARI レゾナンス ワンストップ ナレッジソサエティ
初期費用 0円 5,500円 10,780円 16,500円
月額費用 980円~ 1,650円~ 9,790円 4,950円
住所利用
電話番号利用 受信のみなら無料 3850円〜/月 通話料実費 3300円/月

まとめ

今回はバーチャルオフィスの選び方としてチェックすべき重要ポイントをまとめてご紹介いたしました。

バーチャルオフィスにもさまざまな特徴があり、安いからといった利用だけで選ぶのではなく、ご自身にあったサービスが受けられるバーチャルオフィスを選ぶことが重要であることがお分かりいただけたかと思います。

バーチャルオフィスNAWABARIでは、東京都の一等地の住所を利用することができます。

あの有名なBASE社と契約する日本唯一のバーチャルオフィスで、上場企業と提携していることから、数多くのご契約者様に安心してご利用頂いております。

費用についても、月額980円で利用可能で、入会金や更新費用、保証金、最低保証期間や解約金といった余計な費用が一切かかりません。

また、登記や特定商取引に基づく法人表記に記載でき、Pマーク(運営が企業や団体など個人情報保護の体制や運営が適切であることの証)を取得している点もおすすめの理由になります。

もし疑問点やご不明点がございましたら、担当スタッフより回答させていただきますので、お気軽にお問い合わせフォームよりご連絡ください。