ビジネスメールで催促する際の例文6選！書き方の注意点やタイミングについても解説

「ビジネスにおける催促メールの送るタイミングについて知りたい」
「催促メールの例文について知りたい」

催促メールを送信する際、こんな疑問を抱いた方はいないでしょうか?

催促メールを送信する際は、ルールやマナー、注意点について把握しておく必要があります。

本記事では、ビジネスメールを送る前に確認すべきことや催促メールの例文、送る際の注意点について詳しく解説します。ぜひ、参考にしてください。

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ビジネスメールを催促する前に確認すべきこと7選

ビジネスメールを催促する前に確認すべきことは、以下の7点が挙げられます。

催促メールは送り方を間違えてしまうと、相手に失礼な印象を与えてしまいます。

送信する前に以下の点について確認しましょう。

相手から返信メールが届いていないか

連絡が行き違いになっている可能性があるため、相手から返信メールが届いていないか確認してください。

相手から返信が来ているのに、再度メールを送ってしまうと、失礼に当たります。

催促メールを送る前にメールが来ていないか、受信・迷惑フォルダーを確認してください。

最初に送ったメールがきちんと送れているか

2回目以降のメールの送信前に、下書き・送信フォルダを確認して送信がされているか確認してください。

最初のメールを送信したつもりであっても、未送信になっている可能性があります。

相手側が期日を守れていないか

相手から連絡がない場合、すぐに期日超過と決めつけず、本当に相手が期日を守れていないのか確認してください。

そもそも期日をまだ迎えていないことやすでに返信が届いていることが考えられます。

催促メールを送る前に、1度、事実確認してください。

着信履歴はないか

相手が何らかの事情で、メールを送信できない状況の可能性があります。

メールが届かない場合は、着信履歴がないか確認してください。

見覚えのない番号からの着信であれば、番号を調べてみることをおすすめします。

また、状況に応じて会社に連絡が入っていないか確認してください。

自分の管理不足ではないか

自分の管理不足によって、返信が来ているのに気づけていない可能性があります。

あるいは、そもそも自分がメールを誤送信していたり、期日の指定日を間違えていたりしているかもしれません。

迷惑メールや履歴フォルダをチェックして、自分の管理不足でないか確認してください。

なぜ返信が来ないか

メールの返信が来ない場合は、なぜ来ないのか理由についても考えるようにしましょう。

例えば、過度な営業をしてしまい、避けられているかもしれません。

催促メールを送る前に、再度、なぜ返信が来ていないのか考えてみてください。

すでに入金されていないか

入金が遅れている場合、催促メール送信前に再度入金されていないか確認してください。

銀行振込の場合、金融機関によっては、昼過ぎに着金する場合もあります。

入金があったにもかかわらず、催促メールを送信すると、相手に失礼になってしまうかもしれません。

【社外】催促メールをやんわり伝える例文5選

社外の催促メールをやんわり伝える方法を5つのパターンに分けて紹介します。

催促メールを送る際は、失礼な内容をやんわり伝えつつ、催促していることもアピールしなければいけません。

下記の例文を参考に催促メールを作成してみてください。

取引先からメールの返信がない場合

取引先からメールの返信が来ない場合の催促メールは、以下の通りです。

〇〇株式会社〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〜です。 先日、□月□日に△△の件でご連絡させていただいた件につきまして、その後、いかがでしょうか。 ご多忙中のところ大変恐縮ではございますが、〇〇の期日が迫っているため、▲月▲日までにご回答いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。

ポイントは以下の2点です。

文中に「ご多忙中のところ大変恐縮ですが」と一言付け加えると、柔らかな印象を受けてもらいやすくなります。

取引先から入金されていない場合

取引先から入金されていない場合の催促メールは、以下の通りです。

〇〇株式会社〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〜です。 〇月〇日が期日となっております、〇〇のご利用料金の入金が確認できていないため、ご連絡させていただきました。 弊社の手違いの可能性もございますため、ご入金のお手続きがお済みか今一度ご確認をお願いできますでしょうか。 念のため、ご請求内容を本メールにも添付させていただきます。 〇月〇日までにご入金確認がとれない場合は、サービスの利用を停止させていただきますのでご注意ください。 ご対応が難しい場合は本メールにご返信いただくか、以下の番号までご連絡をお願いします。 TEL：00-0000-0000

サービスを利用しているお客様から入金が確認できない場合の催促メールです。

ポイントは、以下の通りです。

このまま入金しないと、どのようなことがおきてしまうかを伝え、相手の行動を促してください。

催促しても連絡がない場合

催促しても連絡がない場合の催促メールは以下の通りです。

株式会社○○▲▲様 平素より大変お世話になっております。◉◉株式会社の△△です。 度々のご連絡となり恐れ入ります。m月d日に、〇〇の件について、再度ご確認のお願いをさせていただきましたが、その後ご状況はいかがでしょうか。 大変失礼とは存じますが、本日yy時時点で〇〇について確認できていないため、ご連絡させていただきました。 なお、本メールと行き違いになっておりましたら、何卒ご容赦くださいませ。 お忙しいところ恐れ入りますが、今週末、M月D日までにご確認の上ご返答いただけますと幸いです。 何卒、よろしくお願いいたします。

催促してもメールが届かない場合は、期日をはっきり伝えて催促してください。

また、催促メールに対しての返信が届いたら、感謝の言葉と返信を受け取った旨の連絡をするようにしましょう。

書類や納品が遅延している場合

書類や納品が遅延している場合の催促メールは、以下の通りです。

株式会社〇〇 〇〇様 いつも大変お世話になっております。 株式会社△△　鈴木です。 〇月〇日に弊社より注文いたしました△△ですが、 ◯月◯日納期とお伺いしていたところ、現在商品の到着が確認できておりません。 恐れ入りますが、状況をお確かめの上、 本日中に〇〇までご納品期日をお知らせくださいますようお願い申し上げます。 なお、既に本メールと行き違いでお手続きを行っていただいていた場合は、何卒ご容赦ください。 お手数ではございますが、よろしくお願いいたします。

書類や納品が遅延している場合は、書類・納品が可能な日時を提示してもらうようにしてください。

スケジュールに余裕を持って納品日を指定するのはもちろんですが、それでも納品が遅れている場合は、早めに催促メールを送るようにしてください。

見積もりの返信を催促する場合

見積もりの返信を催促する場合は、以下の通りです。

◆◆株式会社◇◇様 お世話になっております。○○株式会社の●●です。 先日、お問い合わせいただいていた〇〇のお見積を送らせていただきましたが、ご覧いただけておりますでしょうか。 ご不明点・懸念点などございましたらお気軽にご連絡をお待ちしております。それでは引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

相手との関係性によりますが、見積もりのために1度会って話をしている場合は、電話で状況をヒアリングする方がおすすめです。

見積もりは、次の発注となるため、金額以外に不満な点があれば理由をしっかり聞き出してください。

【社内】催促メールをやんわり伝える例文

社内で催促メールを送る際の例文は、以下の通りです。

◆◆事業部◇◇さん お疲れさまです。○○事業部の●●です。 先日依頼させていただきました〇〇の件ですが、その後の進捗はいかがでしょうか。 クライアントへのご提案が〇月〇日にございますので、間に合うよう□月□日□時までにご回答いただけますと幸いです。 お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

社内メールとはいえ、砕けすぎず、必要な情報を端的に伝えるようにしましょう。

また、社内の場合は、社外との案件の方が優先となるので、時間をきちんと指定して対応を促すようにしてください。

【パターン別】催促メールは何日後が適切？ 催促メールを送るタイミング

催促メールは何日後に送るのが適切なのでしょうか？

以下のパターン別に、催促メールを送るタイミングについて解説します。

特に、催促メールを送る機会が多いタイミング別にまとめてあるので、ぜひ参考にしてください。

返信が来ない場合

返信が来ない場合は、1日以内に返信してください。

しかし、すぐに対応してもらわないと、今後のスケジュールに影響が出てしまう場合は、至急催促メールを送信することをおすすめします。

納品や書類の納付が遅れている場合

納品・送付期限が決まっている書類が期日になっても届いていない場合は、相手にすぐに連絡しても大丈夫です。

配送などでトラブルが起こっている可能性もあるため、相手が現在の状況を把握するためにも、早めに連絡すると親切です。

入金が確認できない場合

入金が確認できない場合の催促メールを送るタイミングは、相手が企業・個人で異なります。

相手が企業であれば、相手側のトラブルや自社の請求忘れの可能性があるため、早めに連絡しましょう。

相手が個人であれば、入金を忘れている可能性が高いので、2～3日様子を見てから連絡するようにしてください。

催促メールを書く際の注意点は？

催促メールを書く際の注意点は、以下の通りです。

催促メールを送る際は、要件を明確にすることはもちろんですが、表現に気を使わなければいけません。

件名は一目でわかりやすいものにする

件名をわかりやすくすることで、メールを返信してもらいやすくなります。

件名を短く、簡潔に伝えることは重要ですが、「催促の件」など相手にプレッシャーを与えてしまう要件は避けましょう。

クッション言葉を使う

催促メールで使えるクッション言葉は、以下の通りです。

催促メールであったとしても、相手が不快な思いにならないよう、クッション言葉を使用してください。

メールは午前中に送る

なるべく早い時間に読んでもらうよう、催促メールは午前中に送信してください。

勤務終了間際に催促メールを送ってしまうと、相手に残業を強いることに繋がりかねません。

相手の迷惑にならないように、午前中に送信してください。

行き違いを考慮する

見落としや行き違いが起きることもあるため、一文添えておきましょう。

「行き違いになっている場合はご了承ください」と一文添えることで、相手からの印象も悪くなりません。

相手のフォローや気遣いの言葉を添える

相手の期日超過を責めるような表現にならないよう、あくまでお願いするという姿勢で伝えるようにしましょう

「お忙しいところ恐縮ですが」と、一文添えると印象が柔らかくなります。

催促の理由を伝える

ただ納品や振込を催促するよりも、理由を添えた方が早急に対応してもらえます。

また、理由を添えた方が相手の心にも響きやすくなるので、できるだけ理由を伝えるようにしてください。

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この記事では、ビジネスメールを送る前に確認すべきことや催促メールの例文、送る際の注意点について詳しく解説しました。

まずは、催促メールを送る際の注意点を参考にしながら、催促メールを送信してみましょう。

必ず、送信前に確認すべき事項についてチェックしてください。

また、催促メールを送信する際、NAWABARIで事務所の住所を取得することで個人情報を保護できるでしょう。

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