納品書の作り方を徹底解説！ 住所や金額は記載が必要なのか？

「納品書ってどのようなときに必要なの？」
「納品書の作り方がわからない」

このような疑問をお持ちではないでしょうか？

納品書とは、商品が取引先に納品された際に発行される書類で、発注側と受注側の取引内容を明確に記載して、証拠を残すために発行されます。

納品書の発行に法的な義務はありませんが、お互いに注文内容の認識が間違っていないかを確認できたり、数量の確認がしやすかったりするため、発行されるのが一般的です。

本記事では、納品書の作り方や納品書に記載するべき項目を徹底解説します。

納品書を作らなければならない業務がある方は、ぜひ参考にしてみてください。

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納品書とは

納品書とは、商品やサービスが納品された際に発行される書類で、取引先に納品内容を確認してもらうためのものです。

納品書には、納品内容の詳細を記載しており、主に、納品日や商品名、数量、単価、金額の情報などが含まれます。

納品書は、受領の証拠としても機能するため、取引の記録として保管されるのが一般的です。

基本的に、納品書は見積書と同じ内容でなければなりません。見積書と金額や数量が合わない場合は、契約不履行になりトラブルに発展する可能性があります。

トラブル防止のためにも、事前確認を入念に行うようにしましょう。

納品書を発行する3つの目的

本章では、納品書を発行する目的を解説します。

納品書を発行する目的は、やはり取引先とのよりよい関係性の構築です。それでは、ひとつずつ見ていきましょう。

事業者としての信頼を得るため

納品書は、取引の正式な証拠として機能する書類です。

そのため、取引先に対して信頼性の高い事業者であるとアピールできます。

また、納品書が適切に発行されていると、取引先は納品の詳細が明確であると感じるため、トラブルのリスクも低減させられます。

取引先からの信頼度が高まれば、長期的な関係性を保てるため、結果的に事業の成長につながるでしょう。

金額の大小に関わらず、取引をした際は適切な納品書の発行を行うべきです。

正確に商品確認を行うため

納品書は、正確に商品確認を行うためにも使用されます。

納品書には、納品された商品の詳細情報が記載されています。納品書が同封されていると、取引先は商品が発注内容と一致しているかどうかをすぐに確認できるため便利です。

商品が到着したらすぐに、商品名や数量、単価を基に検品が行えるため、不足や誤配送があった場合に早期に対応できます。

受領した商品の確認作業をしやすいため、顧客満足度の向上にもつながり、長期的な取引が期待できます。

取引先に対してスムーズな対応ができるため

納品書を同封していれば、取引先とのコミュニケーションがスムーズに進みます。

納品書には、納品内容や取引条件が明記されているため、取引先はすぐに確認作業を行い、疑問点や問題が発生した場合には迅速な対応が可能です。

また、納品書があると、後からの確認や問い合わせも容易になり、業務の効率化ができます。

納品書が同封されていなかったために、商品の確認作業ができずに電話やメールで連絡をとらなければならないケースも多いため、注意が必要です。

納品書に記入すべき項目

納品書に記入すべき項目は、以下の通りです。

法的に決められた必須項目はありませんが、基本的には上記の項目を間違いのないように記載してください。

また、必要であれば備考欄を設けて、取引際に伝えたいメッセージを記入しましょう。

納品書の保存期間は決められているのか

納品書の保存期間は、決められています。

税法上では7年間、会社法上では10年間の保存が義務付けられています。

納品書の保存方法は、紙媒体が主流でしたが、電子帳簿保存法が定められてからは、任意で書類の電子保存ができるようになりました。

一方で、紙媒体で保存する場合は、長年の保存期間が必要であるため水濡れや破れには注意しましょう。

クリアファイルを使用して年月ごとにまとめながら保管する方法をおすすめします。

また、電子帳簿保存法に関して詳しく知りたい方は、国税庁のホームページを確認してみてください。

電子帳簿保存法の概要｜国税庁 (nta.go.jp)

納品書に住所と金額を絶対に記載しないといけないのか

そもそも納品書は、発行する義務がない書類です。

そのため、記載項目にもルールがなく、住所と金額を絶対に記載しなければいけないわけではありません。

しかし、納品書に記載する項目は見積書や契約内容を確認できる項目でないと、取引先からの信頼を損なったり、後々トラブルに発展したりします。

そのため、納品書には取引先からの信頼を得られるように「事業所の住所」と「取引の税込み金額」を必ず記載して作成するようにしましょう。

前述したように、必須項目はありませんが、納品書を作成するなら記載して当然の項目であると考えておきましょう。

納品書と他の書類との違いは？

本章では、納品書とその他の書類の違いを解説します。

各書類の詳細と違いを知りたい方は、ぜひ最後まで読んでみてください。

請求書との違い

請求書とは、商品やサービスの提供後に発行される書類で、支払いを求めるための正式な文書です。請求書には、主に以下の項目を記載します。

請求書は、提供した商品やサービスに対して、支払いを請求するための正式な文書です。

請求書を送付すると、取引先に対して支払いの期限や金額を明確に伝えられます。

一方で、納品書は、支払いの要求ではなく受け取った商品の確認をするための書類です。

違いをまとめると、請求書は取引先に支払いを求めるため、納品書は商品を取引した証明をする違いがあります。

見積書との違い

見積書とは、商品やサービスの提供前に、予想されるコストや条件を提示するための書類です。見積書には、主に以下の項目を記載します。

見積書は、発行した段階では契約をするか決まっているわけではありません。

発注側が見積書を確認して検討するのが一般的な流れです。

納品書は、商品を取引先に納品した際に作成して同封しておく書類ですが、見積書は商品やサービスを提供する前で、発注側との契約をしていない段階で使用される違いがあります。

領収書との違い

領収書とは、支払いが完了したことを証明するための書類です。取引先や顧客からの支払いを受け取った際に発行され、支払いの証拠として使用されます。

領収書には、主に以下の項目を記載します。

領収書は、取引の記録として重要であり、財務管理や税務処理でも役立ちます。領収書と納品書、どちらも商品やサービスを提供した後に送付する書類です。

しかし、領収書はお金を受け取った証拠として、納品書は商品やサービスを受け取った証拠として使用される違いがあります。

納品書を発行するタイミングは？

納品書は、実際に商品が納品されたタイミングで発行されるのが一般的です。

具体的には、納品が完了した時点で、納品書を発行して取引先に送付します。

納品書の発行によって、納品された商品やサービスの内容と数量が記録され、取引先が納品内容を確認できるようになります。

基本的に納品書は、納品後すぐに発行するようにしましょう。

商品に納品書を同封して送付すると、取引先からの信頼性が高まり、トラブルを未然に防げます。

もし、納品書の発行を忘れてしまったときは、謝罪の連絡を入れて出荷日から3日以内を目安に直接取引先に送付するようにしましょう。

納品書に間違いがあった場合はどうする？

納品書に間違いがあった場合は、速やかに訂正と対応を行いましょう。

まずは、訂正済みの新しい納品書を発行し、取引先に送付します。

訂正前の納品書を無効として記載し、訂正内容が明確に伝わるようにしてください。

また、取引先に訂正の説明を行い、理解を求めることも大切です。

間違いが発見された時点で早急な対応ができれば、取引の信頼性を保ちながら、トラブルを未然に防げます。

納品書を発行する際の3つの注意点

最後に、納品書を発行する際の3つの注意点を解説します。

日々、納品書の作成をしている方は、ぜひ最後まで読んでみてください。

見積書の内容と合っているか

納品書を発行する際は、見積書で提示した内容と一致しているかを確認するようにしましょう。

見積書には、提供する商品やサービスの種類や数量、単価、価格などが記載されています。

納品書の内容を見積書に合わせると、取引先との認識のズレを防げます。

見積書と違った項目で納品書を作成した場合は、取引先からの信頼を損ねたり、後で訂正や調整が必要になる場合があるため注意してください。

正確な情報が記載してあるか確認すると同時に、見積書との一致も確認するようにしましょう。

基本情報が正確に記載されているか

納品書には、取引先や発行者の基本情報（名称、住所、電話番号）が正確に記載されている必要があります。

また、商品やサービスの詳細（名称、数量、単価）も正確に記載することで、取引先が納品内容を正確に把握できます。

基本情報に誤りがあると、取引先からの問い合わせやトラブルの原因となる可能性があるため注意しましょう。

納品書の送付前には、情報の正確性を再確認し、適切な内容の納品書を作成するようにしてください。

記載する日付は出荷日となっているか

納品書に記載する日付は、実際の出荷日であるべきです。

出荷日を記載しておくと、納品のタイミングや履歴を明確に把握できるため、取引の透明性を高められます。

請求書や他の関連書類と整合性を保つためにも、納品書の日付は正確である必要があります。

納品書に誤った日付を記載すると、納品の証明や後の調整に影響を及ぼす可能性が高いです。正しい日付を記載して、正確な納品記録を保持するようにしましょう。

納品書は捨てないで保管しよう！

本記事では、納品書の作り方、納品書に記載するべき項目を徹底解説しました。

納品書は、取引先からの信頼度向上やトラブルを未然に防ぐために発行するべきです。

そのため、納品書は商品やサービスが実際に納品されたタイミングで必ず発行するようにしましょう。

また、納品書を受け取った場合は、捨てずに保管する必要があります。税法上では7年間、会社法上では10年間の保存が決められています。

また、起業したばかりでオフィスに困っていたら、バーチャルオフィスの利用を検討してください。

バーチャルオフィスが気になっている場合は、さまざまなサービスを月額約1,000～2,000円で利用できるNAWABARIの詳細を確認しておきましょう。

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