「コロナ禍以降に業績が悪化し、なんとかコスト削減したい」
「テレワークが浸透し、オフィスの必要性を見直したい」
「オフィス縮小に踏み切りたいが、どのようなデメリットがあるのか心配になる」
オフィス縮小を検討している方のなかに、上記のように悩んでいませんか。
本記事では、企業がオフィスを縮小する背景やメリット・デメリット、成功させるポイントを詳しく解説しています。
オフィス縮小を検討している方は、ぜひご参考ください。
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企業がオフィス縮小を行う背景
近年、オフィスを縮小する企業が増加しています。主に以下3つの理由がオフィス縮小の背景といわれています。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
新型コロナウイルスによる業績悪化のあおり
コロナ禍では経済が不安定になり、多くの企業で収益が低下しています。
そのため、オフィス賃料や光熱費などのコスト削減を図るため、オフィス縮小が経営戦略の一環として採用されています。
特にテナント型のオフィスでは、縮小移転や一部フロアの解約などが進み、コスト負担軽減が急務となっていました。
また、コスト削減するだけでなく、社員の働き方に合わせた柔軟なオフィス設計が大切です。
縮小した経費を他の業務改善や社員の福利厚生にあてると、社員のモチベーションを維持・向上させるためにも期待できます。
テレワークの普及による出社率の低下
コロナ禍を契機にテレワークが浸透し、社員の出社頻度が減少したため、オフィスの活用が見直されるようになりました。
また、オフィスへの出社が必要な業務と、リモートで可能な業務の分離が進んだため、オフィスに必要な席数が減少しています。
さらに、ABW（Activity Based Working）が導入される企業も増加したため、オフィスを縮小しても業務に支障が出ないようになっています。
ABWとは、仕事の内容にあわせて、働く場所を自由に選択できる働き方です。
出社率低下によるフロア面積の無駄を省くためにも、オフィスの再配置や縮小は有効です。
オフィスの利用目的の多様化
従来、オフィスは業務を行う場所でしたが、近年では社員同士の交流やミーティングやアイデアの共有などの場へと役割が変化しています。
また、固定席を設けないフリーアドレス化やサテライトオフィスの導入により、フレキシブルにオフィスを利用できるようになりました。
一部の業務はデジタルツールの活用により進められ、オフィスは積極的にコミュニケーションをとる際に集まる場所としても活用されています。
上記のように、オフィスの役割が変化したため、広いオフィスが不要になり、スペースの使い方が見直されるようになりました。
オフィス縮小を行う3つのメリット
オフィスを縮小すると、主に以下3つのメリットがあります。
固定費の削減につながる
オフィスは基本的にテナントを借りて運用しているため、オフィスを縮小すると固定費を削減できます。
また、オフィスを縮小したスペースの電気代や水道費、空調費用も軽減できるため、オフィスのレンタル料金以外も削減も可能です。
特に、テレワークを導入している場合は、社員へ通勤交通費を支給する負担も軽減できます。
なお、バーチャルオフィスを利用すると、オフィスを維持するためにかかっていた固定費を削減可能です。月額1,100円（税込）からオフィスをもてるため、大幅に費用を削減できます。
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業務効率化による生産性向上につながる
オフィスを縮小する際、重要な業務や集中が必要な作業のために特化したスペースを設けると、業務効率を高められる可能性があります。
また、オフィスの縮小をきっかけに業務の見直し、業務フローを再構築することも大切です。
業務を効率化するためには、デジタルツールの導入による書類のペーパーレス化を導入すると、書類を探す手間を省けます。
さらに、インターネットの普及により社員が働く場所を選べるようになるため、個人の生産性や満足度向上が期待できます。
上記のように、オフィスを縮小すると個人にあわせた働き方が可能になるため、生産性向上を図りたい企業にもおすすめです。
新しい働き方に対応できる
インターネットの発達によりテレワークやサテライトオフィスでも業務を行えるようになったため、さまざまな働き方に対応できるようになりました。
また、フリーアドレスやABWの導入により、社員が業務内容や役割に応じて最適な場所を選んで働けるようになっています。
オフィスが小さくてもスペースを効率的に活用できると、コミュニケーション促進のためのカフェスペースや会議ブースを設置できます。
新しい企業文化を定着させるためには、縮小したオフィスを必要なときに社員が集まる「交流の場」としてオフィスの活用を強調する必要があります。
オフィス縮小を行う2つのデメリット
オフィス縮小には、以下2つのデメリットもあるため注意が必要です。
オフィス縮小には、コスト削減や業務効率化などのメリットがありますが、上記のようにデメリットも存在します。
オフィスの縮小を検討している方は、自社にとってどのような影響があるのか、それぞれ詳しく見ていきましょう。
一時的に費用・手間がかかる
オフィスの縮小にともない、レイアウト変更や引越し費用がかかるため、コスト負担が一時的に増加します。
テレワークやサテライトオフィスを併用するためには、ネットワーク環境の整備やセキュリティ対策を整える費用も必要です。
また、現在のオフィスの解約し原状回復するための工事も必要となるため、工事費用や解約手続きの手間がかかります。
新しいオフィスを設ける際には、レイアウト設計や備品の見直しなどが必要になり、通常業務に加えた負担が発生します。
そのため、オフィスを縮小すると、一時的なコストや手間がかかることを理解しておきましょう。
社員のモチベーションへの影響が大きい
オフィスを縮小し、出勤頻度が減少すると、社員のモチベーションが低下する可能性があるため注意が必要です。
テレワークの頻度が高まると、社員同士の交流機会が減少するため、コミュニケーションの質が低下する可能性があります。
また、フリーアドレスの導入により個々のスペースが減少すると、社員が窮屈さを感じる場合もあります。
座席が固定されなくなると、自分の居場所を感じられる空間がなくなるため、心理的に不安を抱える方もいるかもしれません。
そのため、社員が環境の変化に対応できているかサポートが大切です。
オフィスを縮小する際、社員から不満が出る可能性もあるため、モチベーションが低下していないか確認しておきましょう。
オフィス縮小を成功させる4つのポイント
オフィス縮小を成功させるには、以下4つのポイントが大切です。
オフィスを縮小する際は、上記のように入念な準備と社員への配慮が欠かせません。
それぞれ一つずつ確認していきましょう。
現行オフィスの利用状況分析を行う
オフィスを縮小する際は、社員の出社頻度や在席率を調査し、どの程度のスペースが必要なのかを明確にする必要があります。
また、テレワークによる出社人数の変化や、部門ごとのオフィス使用頻度の把握も大切です。
さらに、曜日や時間帯別の利用状況を分析すると、オフィスでの最適な配置を検討できます。
そのため、縮小後に必要なスペースや配置を見定めるためにも、現状の利用状況を正確に把握しましょう。
テレワークやハイブリッドワーク設備の整備を行う
オフィスの縮小後に業務を円滑に進めるためには、ペーパーレス化やクラウドツールの導入が必要です。
また、セキュリティ対策を強化し、リモート環境の安全性を確保しなければいけません。
さらに、チャットツールやバーチャルオフィスなど、テレワークでのコミュニケーションを促進するツールの導入も効果的です。
フリーアドレス化し柔軟に働ける環境を整備すると、オフィスでの無駄なスペースを省きながら在宅での業務を可能にできます。
そのため、オフィス縮小を検討している場合は、スムーズに業務を進めるためにも、テレワークやハイブリッドワークに必要な設備を整えておきましょう。
社員の働きやすさを考慮する
オフィス縮小の際、柔軟な勤務形態や勤務場所を選択できると、ワークライフバランスが高まります。
オフィス内では固定席を設けない代わりに、ミーティングスペースやリフレッシュエリアなど、快適に過ごせる環境作りが大切です。
また、どのような設備が必要なのかは、社員からのフィードバックをもとに、働きやすいレイアウトの検討が必要です。
オフィス内外での働きやすさを維持できると、社員のモチベーションを高められます。
そのため、社員の働きやすさを考慮するためにも、オフィス縮小にともなうストレスを軽減させましょう。
中長期的なビジネス計画を考慮する
オフィスの縮小は、将来の事業拡大や人員増加の可能性を踏まえなければいけません。
縮小後に、将来的なオフィス拡張や移転を必要としないかの確認が大切です。
また、コア業務の拡充に必要な設備やスペースが、縮小後も確保されているかを見直す必要があります。
オフィス内で快適に業務できなければ離職につながる可能性もあるため、安心して働ける環境構築が必要です。
そのため、オフィス縮小後に後悔しないためにも、中長期的な視点でオフィス縮小が妥当か検討しましょう。
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近年では新型コロナウイルスの影響やテレワークの普及などにより、オフィスの利用目的が多様化し、オフィスを縮小する企業が増えています。
オフィスを縮小すると、固定費の削減や業務効率化につながり、テレワークやサレライトオフィスの活用にも対応できます。
ただし、オフィスを縮小する際は、一時的に費用や手間がかかり、社員のモチベーションが低下する可能性もあるため注意が必要です。
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