バーチャルオフィスの仕訳で使用する勘定項目とは？ 5つの注意点も合わせて解説

バーチャルオフィスを利用して起業や副業を始める人が多くなっています。

バーチャルオフィスは、事業を始める時に欠かせない住所を手軽に借りられる便利なサービスです。利用料は経費として計上できるため、費用を抑えて法人登記できる住所を探している方にもおすすめします。

今回は、バーチャルオフィスの利用を検討している方、もしくはすでに利用済みの方に向けて、バーチャルオフィスの経費計上を詳しく解説していきます。

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バーチャルオフィスの費用は経費計上できる！

バーチャルオフィスは事業に必要な住所を手軽に借りられるサービスということで、起業する人や副業を始める人に人気となっています。

しかし、一般的なオフィスとは違って物理的なスペースを借りるわけではないため、利用料を経費として計上できないのではないかと考える人も多いです。

物理的なスペースを持たないバーチャルオフィスであっても、事業を営むために利用しているのであれば、利用料を経費として計上できます。

ここでは、バーチャルオフィスを経費計上をする上で知っておくべき、以下の2つの項目を解説します。

経費とは？

そもそも経費とは、事業を営む際に発生する「収益を得るために必要な費用」を指します。売り上げに関わる多くの費用は、経費として仕分けることが可能です。

例えば、バーチャルオフィスの契約料や使用料も、事業を営み収益を得るために必要な経費に該当します。経費の額によって納税額が変わるため、正確な仕訳を行い、正しい納税額を算出することが大切です。

また、バーチャルオフィスに関する経費は、それぞれ適切な勘定科目で計上する必要があります。正確に仕訳を行わないと、収入・支出の把握が困難になる恐れがあります。

勘定科目とは？

勘定科目とは、収入・支出をカテゴリに分類するもので、お金の流れを明確にするために使用されます。経費に分類することの多い勘定科目として、以下が挙げられます。

バーチャルオフィスを経費計上する際の勘定科目は「支払手数料」

経費計上する際には勘定科目を選択する必要がありますが、バーチャルオフィスの利用料金は「支払手数料」として計上するのが一般的です。

支払手数料は事業取引で発生した費用を計上する際に用いられる勘定科目で、書類の申請に関わる事務手数料や銀行の振込手数料などにも用いられます。

バーチャルオフィスの利用料も事業取引で発生する費用となるため、「支払手数料」として計上すれば問題ありません。

バーチャルオフィスのオプション費用の具体的な勘定項目とは？

バーチャルオフィスで利用することの多いオプションとその勘定項目は以下の通りです。

郵便物転送サービス：通信費

バーチャルオフィスのオプションで人気の高い「郵便物転送サービス」は、通信費として計上します。通信費と聞くと業務で使用するインターネットや携帯電話キャリアの回線費用を思い浮かべがちですが、郵便代や宅配便費用なども通信費に該当します。

秘書代行・記帳代行：外注費

秘書代行や記帳代行のサービスは、外注費として計上します。外注費とは、本来であれば自社で行う業務を他社に依頼することで発生する費用を指すもの。

バーチャルオフィスのオプションであっても、他社に依頼した場合は「外注」の扱いとなります。

会議室の利用：会議費

バーチャルオフィスによっては、会議室のレンタルサービスを提供するところもあります。費用を支払いレンタル会議室を使用した場合は「会議費」として計上します。

会議費には、会議の開催に伴う全ての費用が含まれます。例えば、レンタル費用だけでなく、会議で用意したお茶やお菓子代、資料作成費用なども会議費として計上が可能です。

バーチャルオフィスを経費にする場合に必要なもの

バーチャルオフィスの利用料を経費にする場合ですが、特別なものが必要になるわけではありません。

一般的な経費を計上する時と同じように、事業を営むために必要な費用として裏付ける証拠書類を用意しておけば問題ないでしょう。

代表的なものとしては、バーチャルオフィスの利用料の領収書や支払い明細などです。

中には経費にはならないと思っていたものが経費として計上できる場合もありますので、日頃から領収書などを保管しておく癖をつけておきましょう。

もし、領収書を失くしてしまった場合は、クレジットカード利用明細や出金伝票なども証拠書類として認められています。

クレジットカードで支払っているのであれば利用明細、銀行振込なら振込明細などを残しておきましょう。

出金伝票は自分で作成することができますが、あくまで現金が出ていった取引を記録するためのものです。

現金以外の取引に関しては利用できませんので注意しましょう。

毎月支払った金額を経費としてメモしておくことも大切です。

利用しているバーチャルオフィスのプラン内容が書かれた資料やホームページの情報などを控えておくのもおすすめです。

税務署のチェックが入った時に、説明がしやすくなります。

バーチャルオフィスを経費計上する際に注意する5つのポイント

バーチャルオフィスを経費計上する際は、次の5つのポイントに注意しましょう。

自宅で仕事をしている人は仕訳の仕方が異なる

住所や電話番号はバーチャルオフィスのものを使用し、仕事自体は自宅で行うというケースも多いです。

その場合は仕訳の仕方が異なるため、注意が必要です。

個人事業主としてバーチャルオフィスを利用しながら自宅で仕事をする場合は、バーチャルオフィスの利用分だけではなく、自宅の光熱費や家賃などを家事按分することができます。

自宅で仕事をしていると、家賃などの支出がプライベート用と事業用で混ざることになります。

その時に、事業で使用した比率分は経費として計上できますが、これを家事按分と呼びます。

バーチャルオフィスの利用分は「支払手数料」となりますが、自宅の家賃や光熱費などは別の勘定科目で計上することになりますので注意しましょう。

家賃に関しては、

として計上します。

電気代や水道代などの勘定科目は水道光熱費です。

家事按分の比率に関しては各々の判断に任せられますが、仕事でどの程度使っているかを客観的に見て判断する必要があります。

バーチャルオフィスは「賃借料」に該当しない

一般的なオフィスは土地や建物などのスペースを借りることになるため、賃借料として経費を計上することになります。

しかし、バーチャルオフィスはあくまで住所や電話番号など、オフィスに関する機能のみを貸し出しているサービスです。

そのため、基本的にバーチャルオフィスは賃借料に該当しません。

バーチャルオフィスを利用していたとしても、実際の事業を自宅などで行っている場合は、前述した通りに支払手数料として経費を計上するのが基本です。

バーチャルオフィスと似たようなサービスにレンタルオフィスやシェアオフィスなどがありますが、レンタルオフィスやシェアオフィスは実際にスペースを借りて利用することになるため、経費は賃貸料として計上することになります。

同じようなサービスに見えても、取り扱いは異なりますので注意しましょう。

勘定科目が「支払手数料」ではない場合もある

バーチャルオフィスの利用料は基本的に「支払手数料」として経費計上することになりますが、勘定科目の分類はケースによって変わります。

例えば、秘書代行や電話代行といったバーチャルオフィスの付随サービスに関しては、外注費として計上することも可能です。

もしバーチャルオフィスを利用した時に発行される請求書や領収書に、内訳が書かれている場合には勘定科目を細かく分類しても問題ありません。

として分類されることが多いです。

しかし、勘定科目を細かく分類しても課税額は変わりません。

経費の内容を正確に把握しておきたい場合などに、細かく分類しておくとよいでしょう。

勘定科目をどのように分類するかは特に細かいルールが決められていません。

しかし、記帳に一貫性を持たせる必要があるため、一度分類したものはなるべく変更しないようにしましょう。

毎回勘定科目を変更してしまうと、どのような目的で使用した経費かを説明するのが難しくなってしまいます。

税務署から確認を受けてしまうこともありますので、分類がよく分からない場合は「支払手数料」や「外注費」としてまとめておく方が無難です。

オプション利用料金がまとめられている場合は「支払手数料」で問題ない

バーチャルオフィスによっては、オプションの利用料金がまとめて請求されることもあります。その場合、全て一括で「支払い手数料」として勘定して問題ありません。

ただし、1つずつ項目が別れて請求が来ている場合は、それぞれの勘定科目にあてはめて計上しましょう。

勘定科目は途中で変更しない

勘定科目のルールは、法律で厳密に決められているわけではありません。そのため、科目が間違っていても損益が正しく記帳されていれば、税務署から連絡が来る心配は不要です。

しかし、勘定科目を頻繁に変更してしまうと、前年やその前の年との収支の比較が難しくなります。

例えば、去年は消耗品費として計上した事務用品を、今年は雑費として仕訳し、来年は再び消耗品費として計上すると仮定します。

収支を遡って見返したときに、これでは例年どれだけ事務用品費が発生しているのか、把握できなくなります。

経費を正しく判断できないと今後の出費の予想や必要な運営費用が不明瞭になるため、勘定科目は変更せずに同じものを使い続ける方が良いでしょう。

バーチャルオフィスの勘定項目を把握して正しく経費計上しよう

しっかりと経費計上しておくことは、節税のために重要なことです。

経費を正しく計上すれば、税額を低く抑えられます。

バーチャルオフィスの利用料も経費計上可能ですので、領収書などをしっかり保管しておきましょう。

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