バーチャルオフィスの会議室を選ぶ際のチェックポイント10選！ 料金相場や仕組みを解説

「バーチャルオフィスの会議室を選ぶ際のポイントとは？」
「バーチャルオフィスの会議室を利用した場合の料金相場が知りたい」

このような疑問をお持ちではないでしょうか？

会議室を選ぶ際のポイントは、清潔さや設備の充実度など多岐にわたります。

また、バーチャルオフィスの会議室を利用した場合の料金相場は1時間で1,000円程です。

この記事では、バーチャルオフィスの会議室を選ぶ際のポイントを厳選して10個お伝えします。

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バーチャルオフィスでも会議室を利用できる？ レンタルオフィスとの違い

結論、バーチャルオフィスで会議室を完備しているところであれば、料金を支払うことで会議室を利用できます。

また、バーチャルオフィスはレンタルオフィスと似ていますが、違いはワークスペースの有無です。

レンタルオフィスは、住所以外にも実際に仕事ができるスペースが用意されているため、事業を円滑に始められます。

バーチャルオフィスの会議室を選ぶ際のポイントとは？

はじめに、バーチャルオフィスの会議室を選ぶ際のポイントを10個に厳選してお伝えします。

特にアクセスしやすい立地にあるのか、部屋数に不安がないかなどはとても重要な要素です。

ぜひ、最後までお読みください。

清潔な会議室が利用できるか

バーチャルオフィスの会議室を選ぶ際のポイントとして、清潔な会議室を利用できるかという点が挙げられます。

バーチャルオフィスの会議室は、来客対応で利用するのが一般的です。

そのため、不潔な会議室だと相手からの印象が悪くなってしまう可能性があります。

また、床が埃だらけだったりトイレが汚れていたりした場合は、気持ちよく打ち合わせを行うことができません。

消毒液の完備や空気清浄機の設置など、感染症対策を実施しているのかも注目するべきポイントです。

バーチャルオフィスの会議室を選ぶ際は、清潔さを必ず確認しましょう。

会議室を事前に内見可能か

バーチャルオフィスの会議室を選ぶ判断材料として、事前に会議室を内見できるかが重要な基準の1つです。

会議室を写真や映像で確認できるバーチャルオフィスは多数存在しますが、オンライン上の情報だけでは実際の空気感や設備の状態を正確に把握できません。

しかし、事前に会議室を内見して確認すれば、具体的なイメージを持って打ち合わせに望めるでしょう。

照明の明るさやテーブルの使いやすさなども、合わせて確認しておきたいポイントです。

会議室を選ぶ場合は、事前に内見できるバーチャルオフィスを検討してください。

ホワイトボードや飲み物に別途費用が必要か

ホワイトボードや飲み物などの設備に別途費用が必要なのかどうかも、会議室を選ぶポイントとして挙げられます。

必要な設備の利用料が会議室の料金に含まれていれば、追加の支払いは必要ありません。

しかし、別途費用がかかるのであれば、トータルコストを考える必要があります。

ホワイトボードやプロジェクターの費用をケチって使用しないと、顧客に不信感を与えてしまう可能性があるため、注意してください。

また、バーチャルオフィスによってはお茶出しのサービスが用意されているところもあるため、ぜひ活用しましょう。

インターネットの環境が整っているか

バーチャルオフィスの会議室を選ぶ判断材料の1つとして、インターネットの環境が整っているかが重要な基準の1つです。

現在のビジネスの打ち合わせにおいて、インターネットの環境はクラウドベースの文章共有や検索などで必須になります。

そのため、インターネット環境が不安定な場合は、打ち合わせの進行を妨げることに繋がり、顧客の信頼を損なう可能性があるでしょう。

バーチャルオフィス側がインターネット環境を提供していないときは、自分でポケットWifiを用意する必要があります。

バーチャルオフィスで会議室を選ぶ際は、内見時にインターネットの速度を確認しておくのがおすすめです。

予約方法が明確なのか

バーチャルオフィスの会議室を選ぶ際は、予約方法の明確さにも注目しましょう。

予約方法があいまいで複雑な会議室は、いざ利用したいと考えた場合にスムーズに予約ができず重要な会議の準備を進められない可能性があります。

そのため、ホームページやヒアリングで事前に予約方法の確認を行いましょう。

バーチャルオフィスの会議室を予約する方法は、主に以下の通りです。

電話でのみ予約の受付をしているバーチャルオフィスは、営業時間外に会議室を押さえられません。

上記の中では、人為的なミスや時間の制限がないWebサイトからの予約ができるバーチャルオフィスを選択しましょう。

アクセスしやすい立地にあるか

バーチャルオフィスの会議室を選ぶ際は、アクセスしやすい立地であるか必ず確認するようにしてください。

バーチャルオフィスの会議室は、自分だけでなく顧客も訪れます。

そのため、アクセスが悪い立地にあるバーチャルオフィスの会議室を利用してしまうと、相手に迷惑がかかる可能性があります。

都内のバーチャルオフィスは、どこも交通の便が豊富にあるため、アクセスしにくいとは考えられません。

バーチャルオフィスの会議室を検討している方は、できるだけアクセスしやすい場所を選ぶようにしましょう。

バーチャルオフィスにスタッフが常駐しているか

バーチャルオフィスの会議室を選ぶ際は、バーチャルオフィスにスタッフが常駐しているかを重要な判断材料と考えてください。

バーチャルオフィスにスタッフが常駐していることでユーザーが受けられるメリットは、以下の通りです。

特に、トラブルが起きたときの対応や設備の使い方を質問できるため、スタッフが常駐しているバーチャルオフィスを選択するのがおすすめです。

部屋数に不安がないか

バーチャルオフィスの会議室をスムーズに利用するためには、部屋数が十分に用意されているかをチェックしましょう。

会議室の部屋数が少ないと、ピーク時に予約が取りづらく、本当に会議室を利用したい場合に使用できない可能性があります。

打ち合わせまでに時間のゆとりがあれば、ほかの会議室を探せますが、急遽顧客との打ち合わせが必要になった際は不便を感じるでしょう。

会議室を選ぶ際は、事前に部屋数を確認して、利用頻度や日時に適したバーチャルオフィスを検討してください。

セキュリティ面に問題がないか

バーチャルオフィスの会議室では、セキュリティ面に問題がないかも重要なポイントです。

外部に情報が漏れないことはもちろん、打ち合わせを1対1で行う必要がある場合に、閉鎖的な空間では不安が残ります。

そのため、ガラス張りや中が見えるようになっている会議室が完備されているバーチャルオフィスがおすすめです。

自分自身と自社の情報を守るためにも、セキュリティ面のチェックは入念に行いましょう。

飲食が自由にできるのか

打ち合わせ以外にも、ランチミーティングや懇親会などで会議室を利用したいと考えている方は、飲食が自由にできるのか確認しなければなりません。

すべてのバーチャルオフィスで飲食を許可しているわけではありません。

飲食を許してしまうと会議室が汚れてしまう可能性があるため、制限しているバーチャルオフィスも存在します。

さまざまな用途で会議室を利用したい場合は、事前にヒアリングしておきましょう。

また、飲食に使用したごみを捨てられるバーチャルオフィスは、持ち帰る手間が省けるためおすすめです。

バーチャルオフィスで会議室を利用する場合の仕組みや料金相場とは？

次に、バーチャルオフィスで会議室を利用する場合の仕組みや料金相場を解説します。

支払い方法や料金相場などを事前に理解しておけば、会議室をスムーズに活用できるでしょう。

それでは、詳しく解説していきます。

バーチャルオフィスで会議室を利用する場合の支払い方法

バーチャルオフィスで会議室を利用する場合の支払い方法は、以下の通りです。

月末にバーチャルオフィス利用料と合わせて支払う方が、手間の削減と金額を把握しやすいためおすすめです。

また、支払い方法はクレジットカードや銀行振り込みなどが一般的でしょう。

会議室を借りるタイミングで支払い方法を確認すると、思わぬトラブルが起きる可能性があります。

会議室の支払い方法は、事前に電話やホームページで確認しておくのがおすすめです。

バーチャルオフィスで会議室を利用する場合のキャンセル方法

バーチャルオフィスの会議室をキャンセルする場合は、電話受付や予約フォームを活用しましょう。

電話受付であれば、打ち合わせの時間が少し変更になった場合でも柔軟に対応してくれるため、安心して利用できます。

しかし、電話受付だとスタッフがいる営業時間内でしか対応できません。

そのため、ホームページや専用アプリなどにある予約フォームの使い方も理解しておきましょう。

バーチャルオフィスで会議室を利用する場合の料金相場

バーチャルオフィスの会議室を利用する場合の料金形態は、以下の通りです。

バーチャルオフィスの会議室は、1時間で1,000円以上が相場です。

利用料金は、使用人数や利用時間、部屋のグレードによって異なるため、事前に確認しておきましょう。

バーチャルオフィスのよくある質問とは？

最後に、バーチャルオフィスのよくある質問を2つ解説します。

法人登記に使用したいと考えている方は、ぜひ最後までお読みください。

それでは、詳しく見ていきましょう。

住所利用のみで格安なおすすめのバーチャルオフィスとは？

会議室を完備しているバーチャルオフィスは、維持費や人件費などのコストがかかるため、月額料金も高くなる傾向にあります。

副業や起業直後でバーチャルオフィスの利用を検討している方は、住所利用のみで格安なバーチャルオフィスが向いているかもしれません。

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バーチャルオフィスの住所は法人登記に使用できるの？

原則、バーチャルオフィスの住所は法人登記に使用できます。

しかし、以下の場合はバーチャルオフィスの住所が法人登記として認められないため、十分に注意しましょう。

バーチャルオフィスの住所を法人登記に利用できない業種は、実態のある事業所が必要になる仕事です。

具体的には、不動産業や建設業、職業紹介業などが当てはまります。

自身が始めようとしている事業は、バーチャルオフィスの住所を法人登記に利用できるのか事前に確認するようにしましょう。

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この記事では、バーチャルオフィスの会議室における選び方や仕組み、料金相場を詳しく解説しました。

会議室を完備しているバーチャルオフィスの利用料金は、高くなる傾向にあります。

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