現在、コロナ禍で在宅の時間が増え、ネットショップなどの副業を始めようしている方も増えています。それに伴い、バーチャルオフィスを利用を検討している方もいると思います。
このページでは、バーチャルオフィスのサービスの一つである、電話転送・代行について説明していきたいと思います。
電話転送・代行とは？
オプションで固定電話番号を貸し出ししたり、提供する事業者もあります。
かかってきた電話の留守番電話の要件を預かり、お伝えする電話用件・留守電転送サービスや、固定電話番号への着信を自分の携帯電話に転送してもらえる電話転送、バーチャルオフィスの受付に対応を代行してもらえる電話代行があります。
ご自身に必要なサービスに併せて契約をしましょう。
電話転送・代行は必要なのか
バーチャルオフィスは中には、住所とは別に電話番号の貸出しをしている事業者もあります。ネットショップの運営に特定商取引法により電話番号の表示が必要になってきます。
個人の住所や電話番号を表示することはリスクにもつながりますので、電話番号の貸出しサービスも利用することをおすすめします。
常に留守番電話になる番号の貸出しもありますが、常に留守番電話では信用問題にかかわりますので、電話転送や電話代行サービスの利用も必要になってきます。
03番号取得が必要な理由
固定電話番号「03」をレンタルする必要がある理由もお話したいと思います。
03などから始まる地域番号の信頼度はいまだに高いです。無料の電話番号などは詐欺に利用されることもあるので、無料の電話回線とわかる050番号や携帯電話番号は地域番号と比較すると信頼度が低く、顧客から信用されにくくなります。
他にも、銀行口座の開設や融資をお願いする場合にも固定電話番号が必要になります。
ご自身で固定電話を設置するとなると事務所の契約から設置費用まで大きな初期費用が発生してしまいます。
そのため03固定番号をレンタルできるバーチャルオフィスを契約することで初期費用も抑えることができます。
いかかがでしたか？
コロナ禍でネットショップを始めたり起業をしたりする方が増えているなかで、バーチャルオフィスの電話転送・代行サービスとはどんなものなのか、について説明をしてきました。
最近よく耳にするバーチャルオフィスですが、信用信頼できる業者はどこなのか、悩んでしまいますよね。
法的な手順を踏まずに契約ができてしまう業者もあったり、契約途中で会社が飛んでしまい連絡が取れず荷物を受け取ることができなかったなどの事例もあります。
そのため契約するバーチャルオフィスを選ぶ際はよく調べて選ぶことをおススメいたします。
なにかご質問等ございましたら、下記お問い合わせフォームよりバーチャルオフィス NAWABARIの専門スタッフへ直接お問合せできますのでお気軽にご相談ください。
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よくある質問
電話の転送を伝える方法は以下の通りです。①電話をかけてきた相手に、転送を行う旨を伝えます。
②転送先の番号を伝えます。例えば「こちらの電話を○○まで転送していただけますか？」と言いながら、転送先の番号を伝えます。
③もし必要であれば、転送期間や時間帯なども伝えます。例えば「明日の午後から明後日の朝まで、転送をお願いします」と伝える場合は、その旨を伝えます。
④最後に、転送が完了した後の連絡先や連絡方法を伝えます。例えば「もし何か問題があれば、こちらの電話番号におかけください」と伝える場合は、その旨を伝えます。
以上のように、転送を伝える際には、転送先の番号や期間、連絡先などを明確に伝えることが重要です。
転送電話とボイスワープは、電話にかかってきた場合に、着信先に転送するための機能ですが、それぞれ異なる機能を持っています。 転送電話は、電話をかけた相手との通話をそのまま別の電話に転送することができる機能で、電話をかけた相手と直接会話をすることができます。 一方、ボイスワープは、着信した電話を自動的に留守番電話に転送し、録音されたメッセージを再生する機能です。相手がメッセージを残せるため、自分が留守の場合でもメッセージを確認することができます。 したがって、転送電話は直接話をすることができるため、即座に対応が必要な場合に適していますが、ボイスワープは、相手が自分に何を伝えたいかを聞いてから対応することができるため、自分が忙しい場合や、重要な情報を伝える必要がある場合に適しています。
電話の保留転送は、以下の手順で設定できます。
①通話中に保留転送を行いたい場合は、「#」キーと「7」キーを同時に押して「ボタンを押してください」というメッセージが表示されるまで待ちます。
②「保留転送」ボタンまたは「#」キーと「7」キーを同時に押します。
③電話番号を入力し、最後に「#」キーを押します。
④確認メッセージが表示されたら、「1」キーを押して保留転送を設定します。
保留転送を解除する場合は、同様の手順で「保留転送解除」ボタンまたは「#」キーと「8」キーを同時に押します。また、保留転送の設定状況は、通話中に「#」キーと「7」キーを同時に押して確認できます。
私書箱は、無料で提供されるサービスであり、毎日郵便物を受け取るなどの条件があります。
このサービスは、重要な書類を郵送でやり取りする人にとって大きなメリットがあり、郵便物の盗難などのセキュリティ上のリスクも軽減されます。
また、自宅の住所を公開したくない人にとっても、非常に便利なオプションです。
私書箱は、郵便局に設置されているため、配達員のミスによる誤配や紛失のリスクが低くなります。
さらに、私書箱で郵便物を保管することによって、自宅やオフィスで受け取るよりも盗難リスクが低くなります。
例えば、自宅やオフィスの住所がわかりにくい場合や、マンションなどの集合住宅の場合、配達員のミスによる誤配の可能性が高まるため、私書箱は非常に有用なオプションとなります。
郵便局で新しい私書箱を開設するには、「郵便私書箱使用承認請求書」という申請用紙に必要事項を記入して、提出する必要があります。
ただし、私書箱を利用するには、いくつかの利用条件があります。例えば、「ほぼ毎日郵便物が配達されること」「私書箱を6カ月以上利用すること」「郵便物を遅延なく受け取りに来ることができること」などがあります。
海外でも国内でも、私書箱を利用する場合は、宛先の氏名、郵便局名、そして私書箱番号を記入するだけで、簡単に郵便物を受け取ることができます。また、郵便局留めという方法もあります。
この方法では、住所は明記されていますが、郵便物は自宅まで配達されず、代わりに郵便局で受け取ることができます。
