契約書や申請書を作成するときに、「原本」「正本」「副本」「写し」など、似た言葉が並んでいて戸惑った経験はないでしょうか。
どれも内容は同じように見えますが、法的な位置づけや使われ方はそれぞれ異なります。違いを正しく理解していないと提出先を間違えたり、証拠としての効力に影響が出たりすることもあるため注意が必要です。
この記事では、副本を中心に、原本や正本、謄本・写しとの違いや作り方、注意点などを解説します。
書類提出時の混乱を避けるために、ぜひ役立ててください。
副本とは何？
副本とは、原本や正本と同じ内容を記載した文書で、「控え」や「相手方に渡すため」に作成されるものを指します。
内容自体は原本・正本と変わりませんが、提出先や保管者が異なる点が特徴です。
たとえば原本と同じ内容を示した「正本」が役所に提出する書類であるのに対し、自分の手元に残しておく分や相手方に送付する分が「副本」にあたります。法的効力は正本よりも限定的なことが多いものの、手続きの透明性や証拠保全の観点から重要な役割を果たす書類です。
副本が必要になるシーンとは？
副本は、手続きの当事者それぞれが同じ内容を確認・保管するために用意されます。具体的には、以下のようなシーンで求められることの多い書類です。
【裁判手続き】
裁判では、裁判所に提出するものが「正本」、相手方（被告など）に送達するものが「副本」となります。相手方が複数いる場合は、その人数分の副本を用意しなければなりません。
【建築確認申請】
家を建てる際の建築確認申請では、「正本」と「副本」の2部を作成するのが一般的です。正本は役所に提出し、副本は建築会社や施主が保管する手控えとなります。
【英文契約書（Counterparts）】
国際取引などで署名者が遠隔地にいる場合、全員が1つの同じ書面に署名する代わりに、各自が別々の副本（Counterparts）に署名します。これらすべての副本が合わさることで、1つの有効な契約書として成立します。
原本が必要になるシーン
原本は、もっとも証明力の高い書類として扱われます。特に、内容の真正性を厳格に証明する必要がある場面では、原本の提出や提示が求められます。
具体的には、以下のようなシーンでは原本が必要です。
- 公的な登記・申請
- 銀行口座の開設
- 契約証拠としての提出
原本は「もっとも証明力の強い書類」なので、原則として当事者自身が厳重に保管するものです。申請時に原本提出が必要な場合でも、「原本還付」という手続きを取れば、提出後に返却してもらえます。
また、戸籍といった公的機関が作成・管理する書類の「原本」は、法務局や市区町村役場などの役所側で保管されます。そのため原本申請者が受け取るのは、あくまでその写しや証明書となります。
副本と正本・写しなどの類似する文書との違い
副本と原本の違い
原本とは作成者が最初に作ったオリジナルの文書そのものを指します。契約書であれば、当事者が署名・押印したその書面自体が原本です。謄本・正本・副本・写しなどは、すべてこの原本をもとに作られます。
証明力という点では、原本がもっとも強い立場にあります。
一方、副本は原本（または正本）と同じ内容を示した文書で、主に控えや相手方への送付用として用意されます。原本が当事者や役所で厳重に保管されるのに対し、副本は提出先や関係者が個人で保管することが多い点が、両者の大きな違いです。
副本と正本の違い
正本とは、原本に基づいて正式に作成された文書で、原本とほぼ同様の法的効力を持つものです。裁判所書記官など公証権限を持つ公務員が作成・認証するケースが多く、裁判所などに提出し保存される書類がこれにあたります。
これに対し、副本は正本の控えや予備として作成される文書です。内容は正本と同一ですが、提出先ではなく、相手方や当事者の手元に渡ることが一般的です。
副本と謄本の違い
謄本は原本の内容を全部書き写し、公務員が作成・認証した「証明書」を指します。代表例は戸籍謄本や登記事項全部証明書です。
謄本は「原本の内容をすべて正しく写していることを公的に証明する書類」であり、単なるコピーではありません。そのため、副本や正本のように原本の控えとして扱われる文書とは、性質が異なります。
副本と写しの違い
写しとは、原本をもとに作成されたコピーのことです。免許証や保険証をコンビニのコピー機などで複写したものは「写し」にあたります。公証権限を持たない者（一般の人）が作成するため、法的効力や証拠としての強さはもっとも弱い位置づけになります。
一方、副本は正本の控えとして正式に用意される文書です。内容は原本とまったく同じで、手続きの一環として作成されます。
副本はコピーでも使用可能なことが多い
副本は正本と同じ内容を示す書類であれば足りるため、正本をコピー機で複製したものを副本として使用できるケースも多くあります。いわゆる「写し」を副本として提出しても問題ない、ということです。
ただし、提出先によっては「コピー不可」とされる場合もあります。たとえば、公的機関が発行した正本を2通取得し、そのうち1通を副本として扱うよう求められることもあります。
手続きごとにルールが異なるため、必ず事前に提出先の指定を確認することが大切です。
副本作成時のポイントと注意点
コピーが可能かどうかを確認する
多くの行政手続きでは、正本の複製を副本として使用できます。しかし、「署名や印鑑のコピーは不可」とされている場合には注意が必要です。その場合は、同一内容の書類を正本・副本として2部用意し、それぞれに直接署名・押印を行う必要があります。
また、電子契約では、紙の書類のように正本・副本という区別がなく、ダウンロードしたデータがすべて原本として扱われるのが原則です。ただし提出先が電子ファイルのコピー提出を認めているか、印紙が必要な契約形式に該当しないかなど、確認が必要になります。
副本であることをわかりやすく明示する
副本は、正本と混同されないように明確に区別することが大切です。書類の表紙や外袋、余白部分などに「副」と記載し、副本であることをはっきり示しましょう。
これを怠ると、正本と副本が取り違えられたり誤って副本を正式提出してしまったりするおそれがあります。特に幅本と正本を複数部で扱う手続きの際は、書類の混在を防ぐためにも区別表示を忘れないよう、注意してください。
訂正時には正本と副本どちらも全く同じように直す
書類に誤記などがあり訂正する場合は、正本と副本の双方を、まったく同じ方法・同じ内容で訂正しなければなりません。
双方の書類の内容が一致していなければ、どちらが正しいのか判断できず、証拠としての信頼性が損なわれてしまいます。事前に、訂正印の位置や二重線の引き方などが揃っているかどうか、確認した上で提出しましょう。
割印を忘れない
正本と副本が一対のものであることを示すために、書類を重ねて境界部分に割印を押します。これにより、後から差し替えや改ざんが行われていないことを示す効果があります。
また、署名・押印者が複数いる場合は、原則として全員分の印で割印を行います。
こうした表示や押印の手続きも、書類の真正性を担保するための重要なポイントとなります。
なお法人の場合は代表者印や角印など、用途に応じた印鑑を使用します。印鑑の種類や役割については、以下の記事も参考にしてください。
副本に関するQ＆A
副本はコピーでもいい？
多くの場合、正本をコピーしたものを副本として使用できます。行政手続きや裁判書類でも、正本の複製を副本として提出するケースは一般的です。
ただし、提出先によっては「署名や押印のコピーは不可」とされることがあります。その場合は、正本と副本をそれぞれ作成し、両方に直接署名・押印を行う必要があります。
写しと副本の違いは何ですか？
写しは原本をコピーした単なる複製物です。誰でも作成でき、法的効力は原本より弱い位置づけになります。
一方、副本は手続きの一環として正式に作成される控え用の書類です。内容は正本と同じですが、相手方への送付や当事者の保管を目的としています。
- 写し＝単なるコピー
- 副本＝手続き上の正式な控え
まとめ
副本は原本や正本と同じ内容を持つ「控え」や「相手方用」として作成される書類です。内容は原本や正本と同一でも、保管者や提出先、法的な位置づけが異なります。
実務では副本がコピーで足りる場合も多いですが、署名・押印の扱いや割印など、細かなルールも存在するため、作成時には注意が必要です。
こうした書類の違いや注意点を理解しておけば、手続きで迷うことも減らせるでしょう。ビジネスで書類提出が必要になる際は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
