事務所を開設すれば、信頼性の向上や環境構築ができます。
しかし、事務所の種類が多く、自社に最適な選択が難しい可能性もあります。
本記事では、事務所を開設する方法や8つの流れや必要なものを詳しく解説します。
自社に合った事務所を開設したい方は、ぜひ本記事を参考にして対策を学んでください。
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事務所を開設するメリットは？
事務所を開設するには、さまざまなメリットがあります。第一に、事務所を持つことで、ビジネスの信頼性が大幅に向上します。
顧客や取引先は、物理的な場所がある企業に対して信頼を寄せやすくなるため、ビジネスチャンスが広がることはメリットです。
さらに、事務所の存在は、プロフェッショナルなイメージを強化し、ブランド力を向上させる要因ともなります。
次に、従業員の働く環境を整えることが可能です。
適切なオフィススペースが提供されることで、従業員は快適に働ける環境を手に入れ、生産性が向上します。
また、チーム間のコミュニケーションも円滑になるのもメリットです。さらに、事務所はネットワーキングの場として機能し、ビジネスパートナーやクライアントとの関係構築が容易になります。
事務所開設の8つの流れ
本章では、事務所開設の8つの流れを解説します。
- 事業計画達
- 資金調達
- 社名や事務所名の決定
- 事務所の立地を検討
- 事務所契約
- 事務所の内装工事
- 必要書類の届出
- 環境の整備
事務所を開設する流れを知りたい方は、ぜひご覧ください。
1. 事業計画
事務所を開設する前に、詳細な事業計画を立てることが重要です。
まず、事業の目的や目標を明確にし、市場のニーズや競合他社の状況を把握します。
ターゲットとなる顧客層を特定し、具体的なマーケティング戦略を立てましょう。
この計画は、資金調達や事務所の選定で重要な基盤となります。慎重かつ詳細な計画が求められます。
2. 資金調達
事務所開設には、資金調達も欠かせません。
新たなオフィスの設立には、多くの初期費用がかかります。
場合によっては、自己資金だけでなく、銀行からの融資や投資家からの資金調達を検討する必要もあります。
そのため、資金計画をしっかり立て、どのタイミングでどの程度の資金が必要かを明確にしましょう。資金調達は、事業の安定に重要です。
3. 社名や事務所名の決定
事務所開設は、魅力的で覚えやすい社名や事務所名を選ぶことが重要です。
これにより、ブランドのイメージが確立され、顧客の認知度も向上します。
社名や事務所名は、商標登録やドメイン取得を行う際に他社と重複しないよう、ユニークなものが求められます。
また、未来のビジネス展開を見据え、国際的にも通用する名前にするかも検討するとよいでしょう。
4. 事務所の立地を検討
事務所の立地は、事業の成功に大きく影響します。
できれば、顧客や従業員のアクセスのよい場所を選ぶとよいでしょう。
主要な交通機関へのアクセスや周辺の施設環境も重要なポイントです。
立地選びは、事務所のイメージや利便性に直結するため、慎重に検討しましょう。
また、事業によってはバーチャルオフィスなど、オンライン上の事務所設立も検討するとよいです。
5. 事務所契約
事務所開設には適切な立地の選定が重要です。
希望する地域やエリアを絞り込み、候補地を内見しましょう。内見時には、設備や環境、必要な修繕箇所などを細かくチェックします。
その後、賃貸契約に移りますが、契約書の内容は慎重に確認しましょう。
特に契約期間、賃料、解約条件などの重要事項は事前に把握しておくことが必要です。
納得いくまで確認を怠らないことで、後々のトラブルを回避できます。
6. 事務所の内装工事
事務所の契約が完了したら、内装工事を行います。
レイアウトやデザインを計画し、快適で機能的なオフィス空間を作り上げましょう。
内装工事は、従業員の働きやすさや来客の印象にも影響します。
そのため、プロのデザイナーや施工業者に依頼も検討しましょう。
7. 必要書類の届出
事務所を開設する際には、登記や税務、社会保険など、複数の機関に対してそれぞれ手続きを行う必要があります。
また、各手続きには期間が定められているため、超過しないようにスケジュールの調整をしましょう。特に、税務署・法務局・年金事務所・労基署に提出する書類は期限が短いため、開業準備の早い段階から整理しておくことが大切です。
| 提出書類 | 提出先 | 提出期限（目安） |
| 会社設立の登記申請 | 法務局 | 会社設立から約2週間以内 |
| 法人設立に関する届出書 | 税務署 | 設立後おおむね2週間以内 |
| 給与支払事務所の開設届 | 税務署 | 事務所を開いた日から1ヶ月以内 |
| 青色申告承認申請書 | 税務署 | その年の3月15日まで（1月16日以降の開業は、開業日から2ヶ月以内） |
| 源泉所得税の納期特例に関する申請書 | 税務署 | 期限の定めなし（提出翌月の給与分から特例が適用） |
| 社会保険の新規適用届 | 年金事務所 | 社会保険加入の要件を満たした日から5日以内 |
| 労災・雇用保険の加入届 | 労働基準監督署 | 保険関係が成立した翌日から10日以内 |
| 定款手続き | 公証役場 | 個別相談にて進行 |
書類の提出は複雑な作業に感じるかもしれませんが、順序立てて進めれば負担は大きくありません。必要に応じて専門家に相談しながら手続きを進めましょう。
8. 環境の整備
最後に、事務所の環境整備を行います。
まず、オフィス機器や家具の配置を決定し、インターネットや電話回線の設定を行います。また、セキュリティ対策も欠かせません。
このような、準備がしっかり整うことで、業務をスムーズに開始できます。
従業員が快適に働ける環境を整えることは、業務効率の向上にもつながります。
オフィス環境を最適化するために、最新の設備やサービスを活用し、従業員が働きやすい空間を作りましょう。
事務所開設にかかる費用とは？
事務所を開設する際には、初期費用とランニングコストの両方を考慮する必要があります。
初期費用には、賃貸契約時の保証金や礼金、内装工事費用、オフィス機器の購入費用が含まれます。初期費用は事務所の規模やデザインによって変動します。
また、開設後のランニングコストとしては、光熱費や通信費、人件費が挙げられます。
ランニングコストは、運営費用は毎月かかるため、予算に組み込んでおくことが重要です。
さらに、定期的なメンテナンス費用や消耗品の購入費用も計画に入れておく必要があります。
事務所開設にかかる総費用を正確に見積もり、予算内で計画を進めることで、安定した事務所運営を行いましょう。
事務所開設に必要なものは？
事務所を立ち上げる際には、業務がスムーズに進む環境を整えることが大切です。
ここでは、快適で働きやすいオフィスづくりに欠かせない要素を4つ解説します。
オフィス備品（家具・家電・インテリア）
事務所の機能性を左右するのが、デスク・椅子・収納棚などのオフィス家具です。
作業姿勢に合うオフィス家具を選ぶことで、長時間のデスクワークによる疲労を軽減でき、社員の生産性向上にもつながります。また、業務内容に応じて会議テーブルやソファスペースを設けると、来客対応や社内の打ち合わせがスムーズになります。
家電はプリンターやコピー機、電子レンジ、冷蔵庫など最低限そろえておくと便利です。
インテリアについては、色調や素材を統一することで、雑然とした印象を避けることができます。観葉植物のように置くだけで雰囲気が整うものを取り入れるのも良い方法です。
消耗品
日々の業務を支えるのが、コピー用紙・文房具・インクカートリッジなどのオフィス消耗品です。
頻繁に補充するものが多いため、種類と在庫量を把握できる仕組みを作っておくと良いでしょう。例えば、複合機のインクやトナーが切れたタイミングで自動的に配送されるサブスク型サービスを利用すると、補充漏れによる業務の停滞を防げます。
また、業務には直接関係ないものの、清掃用品や衛生用品も忘れずにそろえておきたいアイテムです。日常的に使う物品こそ、効率よく管理することが、快適なオフィス環境づくりにつながります。
ネットワーク環境
オフィスのネットワーク環境が不安定だと、オンライン会議や大容量データの送受信に影響し、業務効率を大幅に落としてしまいます。
そのため、法人向けの安定した回線を選び、必要に応じて有線接続とWi-Fiの両方を用意するのが理想的です。
また、ネットワーク環境にはセキュリティ対策が欠かせません。VPNやファイアウォールの導入も考慮しておくと安心です。
専門的な知識がなく不安な場合は、導入から管理までサポートするIT業者に相談することも検討しましょう。
消防設備
事務所を開設する際には、火災に備えた安全対策としての消防設備が不可欠です。火災報知器、消火器、避難経路図などは最低限整えておく必要があります。
さらに、社員が避難経路を把握しているか、定期的に確認しておくことも重要です。いざというときに正しく避難できるよう、防災訓練をオフィススケジュールに組み込むことも検討してみてください。
また、OA機器の多いオフィスでは、コンセントの過負荷や配線トラブルが原因で火災が起きることもあるため、配線の整理やタコ足配線の防止にも注意を向けておきましょう。
事務所の開設費用を節約するコツ
事務所の開設費用には、数十万円〜数百万円、大規模な事務所開設であれば数千万円が必要になるケースもあります。
少しでも開設費用の負担を抑え、その分の費用を事業に回したいと考える方も多いのではないでしょうか。
ここからは事務所の開設費用を節約するコツを、解説します。
備品は中古・レンタル・サブスクを活用する
新品のオフィス家具は見栄えが良く機能性も高い一方、費用が大きく膨らみがちです。費用を抑えて事務所を開設する場合は、備品は中古品やレンタル、サブスクなどを検討してみましょう。
最近の中古品は状態が良い物も多く用意されています。中には備品企業の公式が自社の中古品を整備した上で販売するケースも少なくありません。たとえば、Apple社では「認定整備済製品」として自社の機器を定価よりも安く販売しています。
レンタルやサブスクのサービスも現在では整えられており、故障時のメンテナンスが含まれているケースも多くあります。
消耗品はやがて買い替えが必要になるため、賢く揃えて、適切な時期に入れ替えを検討したほうが業務効率にも良い影響を与えるでしょう。
インターネットや光熱費のプランを見直す
通信費や光熱費は、開業後も継続して発生する「ランニングコスト」の代表です。特にインターネット回線はプランによって月額料金が大きく変わるため、事業規模と用途に合わせて最適なものを選ぶと無駄を抑えられます。
また、電気契約のアンペア数が必要以上に高いと料金が上がってしまうため、使用電力量を見ながら見直すことも、コスト削減において重要なポイントです。省エネ機器を導入したり、照明のLED化を進めたりすることも、長期的に見ると効果的です。
事務所の広さを見直す
オフィスは広ければ良いというものではなく、業務内容に合わせて最適な広さを選ぶことが大切です。
開業当初は人員も少なく、資料や備品もまだ多くないケースがほとんど。そのため、最初は小規模なオフィスやシェアオフィスを利用し、必要に応じて拡張する方法を検討しましょう。
また、リモートワークと併用する場合は、固定席を設けずフリーアドレス化することでスペースを最小限に抑えることも可能です。
工事は相見積もりをとる
オフィス家具やネット工事、内装・電気工事、清掃などは業者によって料金差が大きく、相場を知らずに即決すると数万円単位で損をするケースがあります。
最低でも3社から見積もりを取り、内容・保証・対応スピードを比較し、金額を含めて納得のできる選択をすることが大切です。
また、相見積もりを取ることで、料金の交渉もしやすくなります。相場を把握するだけでなく、値下げのカードとして活用するためにも、積極的に相見積もりを依頼したほうが良いでしょう。
補助金制度を活用する
開業や設備導入に利用できる補助金は意外と多く、「小規模事業者持続化補助金」や「創業助成金」は事務所の備品購入・広告費などにも使えます。
申請書の作成は多少手間がかかりますが、採択されれば数十万円〜百万円規模の支援が受けられるため、大きなコスト削減効果が期待できるでしょう。
また、自治体ごとの創業支援制度も充実しており、設備費や賃料補助を行っている地域もあるため、事務所開設前に一度、公的支援の情報を調べておくと良いでしょう。
事務所として開設できる6種類の形態
事務所を開設する際には、さまざまな形態があります。以下に、主な6種類の事務所形態を紹介します。
- 賃貸事務所
- 自宅兼事務所
- バーチャルオフィス
- コワーキングスペース
- シェアオフィス
- レンタルオフィス
事務所として開設できる形態は6種類存在します。自社に合ったものを選択して事務所を開設するとよいでしょう。
賃貸事務所
賃貸事務所は、専用のオフィススペースを賃貸契約に基づいて借りる形態です。
賃貸事務所によって、プライバシーやセキュリティが確保され、自由にレイアウトや内装をカスタマイズできます。
初期費用が高くなることもありますが、長期的な視点で見ると安定したオフィス環境が構築可能です。
また、企業のブランドイメージ向上もメリットです。しかし、契約期間の縛りがあり、柔軟な運営が難しくなる場合もあるため、注意しましょう。
自宅兼事務所
自宅兼事務所は、自宅の一部を事務所として利用する形態です。
コストを抑えつつ、柔軟な働き方が可能な点はメリットとして挙げられます。
特に、スタートアップや個人事業主にとっては経済的にやさしい選択肢です。
しかし、プライベートとビジネスの境界が曖昧になりやすい点や、来客時の対応が難しい点がデメリットとなります。
また、集中力の維持や、家庭内の雑音が仕事に影響する可能性も考慮する必要があります。
バーチャルオフィス
バーチャルオフィスは、物理的なオフィススペースを持たずに、ビジネス住所や電話応対サービスを利用する形態です。
低コストでプロフェッショナルなイメージを持てるため、スタートアップ企業やフリーランサーに人気があります。
さらに、物理的なオフィスを必要としないため、場所に縛られずにビジネスを展開できます。
ただし、実際の対面での打ち合わせや、オフィス環境を求めるクライアントには対応が難しい場合があります。
会議室の貸し出しを行っているバーチャルオフィスもあるため、必要に応じて検討するとよいでしょう。
コワーキングスペース
コワーキングスペースは、複数の企業や個人が共同で利用するオフィススペースです。
フレキシブルな契約が可能で、ネットワーキングの機会も多いのが特徴です。オープンな環境で働くことが可能なため、創造性を刺激する効果もあります。
また、シェアされた設備やサービスの利用で、コストを削減しつつ効率的な業務運営が可能です。
ただし、オープンな環境ゆえに、集中力を保つのが難しい場合もあるため、注意しましょう。
シェアオフィス
シェアオフィスは、複数の企業や個人が一つのオフィススペースを共有する形態です。
個別のデスクや部屋を持ちながらも、共有スペースを利用できるため、コストを抑えつつ、快適な環境を享受できます。
これにより、他の企業や個人との交流が活発になり、新たなビジネスチャンスが生まれることもあります。
しかし、共有スペースの利用ルールやマナーは守る必要があり、プライバシーの確保が課題となる場合もあります。
レンタルオフィス
レンタルオフィスは、専用のオフィススペースを短期間で利用できる形態です。
家具や設備が完備されており、即座に業務を開始できる利便性があります。
長期契約が不要で、プロジェクトベースでの利用にも適しています。
急な業務拡大やプロジェクトの開始時に柔軟に対応できますが、短期間の利用が前提のため、長期的なコストは高くなる可能性があります。
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本記事では、事務所を開設する方法や8つの流れや必要なものを詳しく解説しました。
事務所を開設すれば、信頼性の向上や環境構築にもつながるでしょう。
しかし、事務所の種類は多く、開設には一定の費用がかかります。
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物理的なオフィススペースを持たないため、賃貸料や内装工事費用も不要です。
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まとめ
事務所を開設するにあたって、手順や必要なものなど、把握しておくべきことは多岐に渡ります。スムーズな事務所開設のためにも、その内容を把握し、リストアップしておくと安心です。
また、事務所開設の手間や費用を削減したい場合は、バーチャルオフィスの利用も視野に入れておくと良いでしょう。バーチャルオフィスの大半がインターネットで手続きができ、事務所管理に必要なサービスを取り揃えています。
本記事を参考にして、自社にとってベストな事務所開設の手順や方法などを、検討してみてください。
