バーチャルオフィスの受付・来客対応サービスとは？ 利用するべき3つのメリット・デメリットや注意点を解説

「バーチャルオフィスの受付・来客サービスとは？」
「受付・来客サービスを利用するメリットとデメリットが知りたい」

このような疑問をお持ちではないでしょうか？

バーチャルオフィスの受付・来客サービスとは、自社の人間の代わりに来客対応を実施してくれるサービスです。

受付・来客サービスには多数のメリットが存在しますが、毎月の費用が高くなる点に注意しましょう。

この記事では、バーチャルオフィスの受付・来客サービスが必要な理由や注意点、それ以外のサービスについて詳しく解説しています。

バーチャルオフィスの利用を検討している人は、ぜひ参考にしてください。

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バーチャルオフィスの受付・来客対応サービスとは？

バーチャルオフィスの受付・来客サービスとは、自社の人間の代わりに、バーチャルオフィスのスタッフが来客対応をしてくれるサービスです。

基本的にバーチャルオフィスは住所貸し事業なので、契約者様は業務をほかの場所で行っているのが一般的です。

しかし、名刺やHPに会社の住所を記載していると、顧客やビジネスパートナーの来客が考えられます。

急な来客の場合でも、バーチャルオフィスの受付・来客サービスを利用していれば迅速に対応ができるため、重要なサービスといえるでしょう。

バーチャルオフィスの受付・来客対応サービスが重要な理由とは？

バーチャルオフィスの受付・来客サービスは、企業にとって重要な役割を果たします。

ビジネスでは、コミュニケーションや第一印象によって取引が決まる可能性もあるためです。

本章で紹介する重要な2つの理由は、以下の通りです。

それでは、詳しく見ていきましょう。

バーチャルオフィスの受付が会社の顔になるため

バーチャルオフィスの受付・来客サービスは、顧客やビジネスパートナーの目線からすると会社の顔と認識されます。

そのため、受付は第一印象を左右する重要な要素です。

バーチャルオフィスの受付・来客サービスを利用することで、顧客に対して丁寧な対応や円滑な案内ができるため、打ち合わせにおける満足度の向上につなげられるでしょう。

受付スタッフがいないバーチャルオフィスで電車の遅延などのトラブルが発生した場合は、取引先に顧客に連絡できず、迷惑をかけてしまうかもしれません。

また、バーチャルオフィス側のスタッフが常駐しているだけで、セキュリティ面でも安心できます。

顧客との打ち合わせを円滑に進めたい場合は、バーチャルオフィスの受付・来客サービスを活用しましょう。

来客対応が会社の売り上げにつながる可能性があるため

来客対応の良し悪しは、会社の売上に影響を与える大切な要素です。

顧客やビジネスパートナーに丁寧な来客対応をした場合は、信頼感が生まれビジネスチャンスにつながる可能性があります。

しかし、見込み客がアポイントなしで訪れた際に、受付が存在しなければ帰ってしまうことが考えられます。

受付の対応が悪い場合も同様です。

来客が訪れることが想定される業種の場合は、バーチャルオフィスの受付・来客サービスを利用するのがおすすめです。

バーチャルオフィスの受付・来客対応サービスのメリット3選！

次に、バーチャルオフィスで受付・来客サービスを利用するメリットを3つ紹介します。

バーチャルオフィスの受付・来客サービスを利用して、迅速に対応できるように体制を整えれば、売り上げアップや顧客の満足度につながります。

自分の時間と労力を削減するためにも、ぜひ受付・来客サービスの利用を検討してみましょう。

それでは、詳しく解説します。

突然の来客にも対応できる

バーチャルオフィスの受付・来客サービスを利用すれば、突然の来客にも対応できます。

どのような顧客にも迅速な対応ができるため、取引の機会を逃すことが少なくなるでしょう。

そのため、バーチャルオフィスの受付・来客サービスは大きなメリットといえます。

取引前の顧客は、会社の信用度を見定めるために不意に訪問してくる可能性があります。

顧客満足度を高めるためにも、バーチャルオフィスの受付・来客サービスを利用するのがおすすめです。

受付のサービスが良ければ会社の信頼度が上がる

バーチャルオフィスの受付・来客サービスは、質が高い受付の来客対応によって、会社の信頼度が上がることがメリットとして挙げられます。

受付の親切な接客や迅速な対応は、会社に対する信頼感を向上させるのに大切な要素です。

会社の信頼感は、長期的なビジネス関係を構築する上で重要な判断材料になります。

会社に対する第一印象が上手くいけば、その後の打ち合わせや取引がスムーズに進む可能性が高まるでしょう。

名刺や資料などの受け取りを代わりにしてくれる

バーチャルオフィスの受付・来客サービスのメリットとして、来客の名刺や資料の受け取りを代わりにしてくれることが挙げられます。

利用者がわざわざ資料を受け取りに行く必要がないため、時間や労力を割く必要がありません。

顧客目線で考えた場合は、受付が存在しないと渡すべき資料を預けられないため、2度手間になることが考えられます。

時間と労力を節約しながら効率的に業務を遂行したい人は、バーチャルオフィスの受付・来客サービスがおすすめです。

バーチャルオフィスの受付・来客対応サービスのデメリット2選！

次に、バーチャルオフィスの受付・来客サービスを利用するデメリットを2つ紹介します。

受付・来客サービスのデメリットとして大きいのが、費用が高くなることです。

反対に、予算的に不満がない場合は、受付・来客サービスを利用するのがおすすめです。

それでは、1つ1つ解説します。

バーチャルオフィスを利用する費用が高くなってしまう

バーチャルオフィスの受付・来客サービスを利用するデメリットの1つ目は、費用が高くなってしまうことです。

そのため、バーチャルオフィスに必要なコストと利益のバランスを見極めなくてはいけません。

バーチャルオフィスの受付・来客サービスに別途費用がかかる理由は、以下の通りです。

バーチャルオフィスの受付・来客サービスは、基本料金に含まれていないことが一般的です。

そのため、オプションサービス料金やグレードの高いパックに加入する必要があります。

バーチャルオフィスによりますが、費用の相場は約5,000円以上です。

しかし、ECサイトのためにバーチャルオフィスを利用するのであれば、高額なオプション費用を支払う必要はありません。

手軽に費用を抑えてバーチャルオフィスを利用したい人におすすめなのが「NAWABARI」です。

NAWABARIに受付・来客対応サービスは存在しませんが、必要最低限のサービスを安価で提供しています。

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受付サービスの質が悪いと会社の信頼度が下がる

バーチャルオフィスの受付・来客サービスの質が悪いと、顧客にマイナスな印象を与えてしまいます。

ビジネスにおいて第一印象は、取引先を決める要因の1つであり、信頼できる取引先であるか判断する材料です。

そのため、ビジネスを円滑に進めるためには会社の信頼度をできるだけ下げないようにしましょう。

バーチャルオフィスの受付・来客サービスを利用する場合は、受付の対応力を見るために、実際に訪問してみるのがいいかもしれません。

口コミや評判をインターネットで確認するのもおすすめです。

バーチャルオフィスの受付・来客サービスを利用する場合の注意点とは？

次に、バーチャルオフィスの受付・来客サービスを利用する場合の注意点を解説します。

受付・来客サービスは、すべてのバーチャルオフィスで利用できるサービスではありません。

そのため、値段が安いという理由だけでバーチャルオフィスを選んでしまうと、サービスを受けられない可能性があるため、十分に注意しましょう。

それでは、詳しく解説します。

そもそも受付・来客対応サービスを実施しているか確認する必要がある

1つ目の注意点として、利用を検討しているバーチャルオフィスが受付・来客サービスを実施しているのか、十分に確認する必要があります。

受付が存在しないことを長期契約や入会金を支払った後に認識しては、時間と労力が無駄になってしまいます。

また、法人口座の開設を考えている場合は、一般的に現地調査のため銀行員が訪れます。

現地調査の際に受付が存在しないと、会社であることが分かりづらく、スムーズに話が進まない可能性があるでしょう。

バーチャルオフィスは、サービスの違いに差があるため入念にリサーチしてください。

バーチャルオフィスの住所であることが相手に知られる可能性がある

顧客が訪問した場合にバーチャルオフィスの住所であることが知られてしまう可能性があるため、注意しなければなりません。

しかし、近年ではリモートワークの普及により、バーチャルオフィスを利用している会社が増えています。

そのため、顧客の考え方によりますがマイナスなイメージを持たれることは少ないでしょう。

特に顧客との打ち合わせや商談がない場合は、気にする必要がありません。

バーチャルオフィスの受付・来客対応以外の便利なサービスを紹介

次に、受付・来客サービス以外のバーチャルオフィスで受けられるサービスを紹介します。

郵便物の受取・転送サービスや電話とFAX番号の提供は、基本料金に含まれていることが多いサービスです。

それでは、詳しく見ていきましょう。

会議室のレンタルサービス

バーチャルオフィスでは、会議室のレンタルサービスを利用できます。

取引先との商談やビジネスパートナーとの打ち合わせの際に、会議室をレンタルできるためバーチャルオフィスのサービスの中でも人気があります。

料金相場は、1時間で約1,000円以上です。

会議室を用意していないバーチャルオフィスも存在するため、利用する場合は下調べをしましょう。

郵便物の受取・転送サービス

バーチャルオフィスでは、郵便物の受取・転送サービスを利用できます。

バーチャルオフィスの住所を納税地に設定した場合は、税金関係の書類がバーチャルオフィスに届くため、転送サービスは必須といえるでしょう。

バーチャルオフィスによっては、基本料金に含まれていますが、別途費用が必要になる場合もあります。

郵便物の郵送にかかる費用は、契約者様の負担になるため注意しましょう。

電話とFAX番号の提供サービス

バーチャルオフィスでは、電話とFAX番号の提供サービスを利用できます。

ECサイトで個人の電話番号を登録すると、迷惑行為などのトラブル被害にあう可能性があります。

電話番号を借りればバーチャルオフィス側が伝言をメールにて、伝えてくれます。

しかし、一ヶ月に対応できる電話の上限が決まっている場合もあるため、頻繁に電話がくる業種の人は注意が必要です。

バーチャルオフィスに関するよくある質問とは？

最後に、バーチャルオフィスに関するよくある質問について解説します。

ほかの人の疑問点を確認しておくことで、バーチャルオフィスの利用をスムーズに進められるでしょう。

それでは、詳しく解説します。

バーチャルオフィスの契約で必要になる保証金とは？

バーチャルオフィスの契約で必要になる保証金とは、予期せぬトラブルや月々の支払いにおける担保として必要になるお金です。

基本的には、問題が無ければサービスの解約時に返金されます。

また、保証金が必要ないバーチャルオフィスも存在します。

バーチャルオフィスの住所はどこでもいいの？

バーチャルオフィスの住所にこだわりがない場合は、どこの住所を選んでも問題ありません。

しかし、会社の住所は、都内などの見栄えがよくビジネスにおいて有利に働く場所を選択するのが一般的です。

また、犯罪に使用された過去のある住所は、絶対に避けるようにしましょう。

シンプルな料金プランでバーチャルオフィスを利用するならNAWABARIがおすすめ！

この記事では、バーチャルオフィスの受付・来客サービスについて詳しく解説しました。

費用が高額になるデメリットはありますが、受付は会社の顔となる大切な要素なので、ぜひ利用の検討をしてください。

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