事務所移転のタイミングと必要な手続きとは？費用を抑える方法についても

企業にとって大きな転機となる事務所移転。

適切なタイミングを見極めて、時間をかけて準備を進めていかなければいけません。

そのため、事務所移転はやることや必要な手続きが多く、想像以上に大変だと感じる人が多いでしょう。

今回は、事務所移転のタイミングや必要な手続きなどついて解説します。

費用を抑える方法も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

事務所移転の理由とタイミングとは？

事務所移転の理由にはどんなものがあるのでしょうか。また、移転に適した時期についても、見てみましょう。

事務所移転の理由

事務所を移転する理由は、企業によってさまざまです。

業績悪化による事業縮小のため、小さな事務所に移転する場合が考えられます。

新型コロナウイルス感染拡大の影響などにより、在宅ワークが増えて事務所勤務が減ったのも理由の一つです。

オフィスへの出社率が減少し、オフィスを解約したり縮小する企業が増えています。

逆に、社員の増加により、事務所が手狭になった時に大きなオフィスへ移動することもあります。

また、社員のモチベーション向上や自社ブランド強化のために好立地な場所に移転したり、営業の効率化のために交通の便が良い場所に移転することもあります。

事務所移転のタイミング

事務所移転が多いのは、会社の決算時期と重なる1〜3月頃です。

決算前に引っ越しで経費を消化し、節税を目指します。

前年の決算終了後から事務所移転の計画を立てて、1年かけて準備して翌年3月に移転するのが良いでしょう。

9〜12月頃の事務所移転も少なくありません。

忙しくなる年末前に移転を進めるのです。

決算後のタイミングだと、新体制での業務が安定する5月頃の事務所移転も多いです。

4月は新入社員の研修や新体制への移行があり、忙しい部署が多い傾向にあります。

5月になると人事的に落ち着くため、事務所移転を行う企業が増えます。

なお、個人の引っ越し繁忙時期となる3〜4月、業者の手配が難しくなる年末の12月は避けた方が無難です。

事務所移転を決めたら早めにやるべきこと

事務所移転を決めたら、早めにやるべきことは何なのでしょうか。

オフィスの「解約予告期間」をチェック

事務所移転が決まったら、まずはオフィスの解約予告期間をチェックしましょう。

解約予告期間とは、現在入居しているオフィスのオーナーに対して、決められた期間までに解約すると伝えることです。

契約によって期間は異なりますが、解約予告期間は6ヶ月程度が一般的です。

突然オフィスを解約すると、オーナー側は家賃収入がなくなり困ってしまいます。

解約予告期間を設けることで、事前にオーナーが次の入居を募集できるため、なるべく空室期間を少なくすることができるのです。

移転に必要な業者の選定

移転に必要な業者を選定するのも大切です。

事務所移転に関わる業者は、オフィス仲介業者、新事務所の内装業者、引っ越し業者、電話や通信回線、ガスなどの設備工事業者、現事務所の原状回復工事業者などです。

初めて事務所移転を行うなら、新事務所の物件選びから引っ越し、原状回復工事まで総合的にサポートしてくれる業者と契約するのも良いかもしれません。

なるべくコストを抑えるために、複数の業者に見積もりをお願いし、比較検討した上で契約する業者を選定しましょう。

取引先・顧客へ事務所移転のご案内

新しいオフィスへの移転が正式に決まったら、取引先・顧客へ事務所移転の案内を送ります。

早めに新しい住所を知らせないと、業務に支障をきたす可能性があります。

業務メールやホームページに記載している住所や電話番号の情報を変更するのも忘れないようにしましょう。

事務所移転に必要な手続き一覧

事務所移転に必要な手続きは以下の通りです。

・定款の変更

・法務局で本店・支店移転登記申請

・都道府県税事務所への届出

・給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書

・事業開始等申告書

・社会保険の所在地変更手続き

・労働基準監督署への届出

・雇用保険事業主事業所各種変更届

・各種住所変更

・防火対象物使用開始届出書

・消防計画作成（変更）届出書

・防火・防災管理者選任（解任）届出書

・車庫証明の取得（社用車がある場合）

・電話やインターネット回線の移転手続き

事務所を移転する際は、個人の引っ越しより大掛かりになります。

提出期限が定められているものもあるので、移転前にリスト化し一つずつ確実に処理していきましょう。

事務所移転にかかる費用目安

事務所移転にかかる費用は大きく分けて、引っ越し費用と不用品の処分費用があります。

引っ越し費用とは、パソコンや書類など事業に必要なものを新しい事務所に運ぶ費用です。

事務所の状況によって変動はありますが、社員1人あたり3万円程度が目安とされています。

引っ越し費用に加えて、不用品の処分費用もかかります。

新しい事務所に持っていかないものは、産業廃棄物として処分します。

引っ越しを行うと想像以上に産業廃棄物が出るので、ある程度費用がかかることを想定しておきましょう。

また、新しい事務所の環境を整える費用もかかります。

内装工事費は、1坪あたり10万円程度が目安です。

しかし、凝ったデザインのオフィスにする場合は、目安金額より費用が膨大になるので注意してください。

電話やインターネット、電気といったインフラ設備にかかる費用は、1人あたり5万円以上が目安です。

セキュリティを厳重にしたり高性能なサーバーを置こうとすると、その分費用が高くなります。

旧オフィスの原状回復工事費も確保しなければいけません。

1坪あたり3万円程度が相場だといわれていますが、場合によっては1坪あたり4〜5万程度かかる場合もあります。

事務所移転にかかる費用は、オフィス環境や従業員数などによって大きく変動します。

今回紹介した費用は、あくまで目安として考えておいてください。

事務所移転の費用と手間を削減する方法

事務所移転には多額の費用がかかることが分かりました。

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事務所移転をスムーズに進めよう！

事務所移転は、移転先物件の選定から各種手続き、引っ越し準備など、やることがたくさんあります。

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事務所移転に関するよくある質問