法人登記の移転とは？ 手続き方法や必要な書類、5つの手順を解説

「法人登記の移転手続きとは？」
「手続きに必要な書類が知りたい」

法人登記は、事務所を移転する際に必要な手続きになります。

しかし、初めて移転する場合は、必要な書類や申請場所に注意しなければなりません。

本記事では、法人登記の移転手続き方法や必要な書類を詳しく解説しているため、ぜひ参考にしてください。

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法人登記の移転手続き

本章では、法人登記の移転手続きを3つ解説します。

法人登記の移転手続きは、会社の本店所在地を変更する際に必要な手続きです。

必要な6つの書類

法人登記の移転手続きに必要な6つの書類は、以下の6つです。

これらの書類を適切な準備で、スムーズに手続きを進められます。しかし、すべて正しいとは限らないため、書類や期限は適宜、関係官庁に確認しましょう。

株式会社本店移転登記申請書

株式会社本店移転登記申請書は、会社の本店所在地を変更する際に法務局に提出する書類です。

株式会社本店移転登記申請書には、本店の所在地や移転による変更など移転の詳細を記載します。

以下は、株式会社本店移転登記申請書の記載項目です。

記載する項目は12種類あり、すべて正確に記載する必要があります。

株主総会議事録

株主総会議事録とは、株式会社が開く株主総会の内容を記載した書類です。

定款の変更が必要となった場合に準備します。

株主総会議事録の記述項目には、議決内容や出席者の署名が含まれます。

株主総会議事録は、移転手続きの根拠となる重要な書類です。

株主リスト

株主リストは、株主総会の出席者を確認するための重要な書類です。

リストには、株主の氏名、住所、持ち株数などが記載されており、議決が正当であることを証明するために使用されます。

取締役会議事録

取締役会議事録は、取締役会で本店の移転が決議されたことを記録する書類です。

議事録には、議決の内容や出席取締役の署名が含まれており、移転手続きの根拠となるものです。

取締役の決定書

取締役の決定書は、取締役が法人の本店移転を正式に決めたことを証明する書類です。

取締役会での決議内容や移転先の住所、移転理由などを細かく書きます。

また、取締役の決定書には、出席取締役の署名や押印が必要で、関連する機関や取引先への通知時にも使用されます。

取締役の決定書は、取締役会議事録とともに、法務局への移転手続きに提出される書類です。

委任状

法人登記の移転手続きを代理人に委任する場合、委任状が必要となります。

委任とは、代理人が法人移転手続きを認める書類です。委任状には、法人の代表者の署名および押印が必要になります。

また、代理人の身分証明書や、弁護士事務所の登録証明書などの代理人が所属する事務所の確認書類が必要な場合もあるので注意しましょう。

定款の変更

本店所在地の変更にともない、定款の変更も必要です。

定款とは、会社の基本的なルールを定めた文書であり、本店所在地の記載も含まれます。株主総会で定款変更が承認されると、新しい定款を作成し、法務局に提出します。

オンラインで申請

法人登記の移転手続きは、オンラインでも申請可能です。

オンライン申請は、書類の郵送や法務局への訪問を省略できるため、時間と手間を大幅に節約できます。

電子証明書を取得し、法務局のオンラインシステムを利用して手続きを行います。

法人移転時に変更登記以外で必要な届け出と提出先とは？

本章では、法人移転時に変更登記以外で必要な届け出や提出先を解説します。

法人移転時には、登記変更以外にも複数の届け出が必要です。

届け出を怠ると、トラブルとなる可能性があるため、注意しましょう。

税務署

法人が移転する際には、税務署への届け出ることが不可欠です。

新しい本店所在地の変更の届出で、法人税や消費税の申告先が変更されます。

異動届出書を提出し、適切な税務処理の確保が重要です。

手続きを怠ると、罰金や遅延損害金が発生する可能性があるため、注意が必要です。状況に応じて青色申告の承認申請書や減価償却資産の異動届出書なども提出する必要もあるため、税務署に確認しておきましょう。

都道府県税事務所

都道府県税事務所にも本店移転の届け出が必要です。

地方税の申告先が変更されるため、提出を怠ると納税問題が発生する可能性があるため、注意しましょう。

具体的には、都道府県税事務所に対して、異動申告書を提出し、新しい所在地での地方税の適正な申告が必要になります。

法人の基本情報や新しい所在地、移転日を詳しく記載します。また、旧所在地での納税状況や未払いの税金がないかを確認し、必要に応じて清算を行います。

市区町村役場

市区町村役場にも、事業所所在地の変更の届け出をしましょう。

事業所の所在地を提出すれば、住民税や固定資産税の申告先が変更されます。

特に、事業所税や住民税の納付に影響が出るため、早めに手続きを行いましょう。

また、軽自動車税や固定資産税の申告も必要となる場合もあるため、詳細は移転先の市区町村役場で確認してください。

年金事務所

年金事務所には、従業員の社会保険に関する届け出を行います。

新しい所在地での保険手続きが円滑に進むように、事業所の所在地変更届を提出しましょう。

手続きを通じて、従業員の健康保険や厚生年金保険の継続を確保します。

労働基準監督署

労働基準監督署には、従業員の労働条件に関する届け出を行います。

新しい所在地での労働環境を適切に管理するために、事業所変更届の提出が必要です。

労働保険名称・所在地等変更届、労働基準法、安全衛生法に関する書類を提出します。

公共事業安定所

公共事業安定所(ハローワーク)には、雇用保険に関する届け出を行います。

従業員の雇用保険手続きを新しい所在地で行うために、所在地変更届を提出しましょう。

これにより、従業員の雇用保険に関するトラブルを未然に防げます。

金融機関

取引先の各種金融機関にも本店移転の連絡をしましょう。

連絡を怠れば、口座情報の更新や取引の継続が難しくなります。特に、振込先や融資の管理に影響が出るため、速やかに変更手続きを行うことが重要です。

警察署

警察署への届け出も必要です。

もし社用車を保有している場合、自動車保管場所証明申請書を警察署に提出する必要があります。提出の期限は特に設けられていません。

しかし、申請書を提出しなければ、原則として社用車を保有できないため、注意が必要です。

法人登記の移転にかかる費用

法人登記の移転には、いくつかの費用が発生します。これら費用の事前把握で、計画的に手続きを進めることができます。

以下は、主な費用項目です。

登録免許税は、登記変更にともなう基本的な費用になります。

移転の際に発生する最も基本的な費用で、登記変更申請時に支払いが行われます。

司法書士報酬は、手続きを代行する司法書士に支払う報酬です。専門的な知識と経験を持つ司法書士への依頼で、手続きがスムーズに進行します。

その他の関連費用は、登記簿謄本の取得費用や印刷物の変更費用などが含まれます。

具体的な費用や手続きの流れを知りたい場合は、各機関に相談してください。

【5STEP】法人登記の移転手順とは？

本章では、法人登記の移転手順を5つ紹介します。

これらのステップを順番に進めることで、スムーズに移転手続きを完了できます。

1. 株主総会による決議

法人の本店移転を行うためには、株主総会での決議が必要です。

移転には定款の変更がともなうため、株主の過半数以上の賛成を得る必要があります。

株主総会では移転先の住所や移転の理由を明らかにし、賛成を得られたら議事録の作成をしていきましょう。

議事録は法務局に提出する書類の一部となり、出席者の署名も必要です。

2. 取引先への連絡

本店移転が決定したら、速やかに取引先へ連絡を行います。

新しい住所と移転日を伝え、今後の連絡先の更新も必要です。特に重要な取引先には直接連絡をおすすめします。

取引先に連絡漏れがあると、取引に支障が出る可能性があるため、慎重に確認を行うことが大切です。

また、契約書や請求書の住所も更新していく必要もあります。

3. 本店移転

取引先への連絡が完了したら、新しい本店所在地にオフィスを設置します。

オフィスの設備やレイアウトを整え、従業員が業務をスムーズに行えるように準備していきましょう。

本店移転は業務の継続性を確保するため、移転計画を綿密に立てることが重要です。また、新しいオフィスでの業務開始日は、移転日として法務局に届け出る必要があります。

4. 法人登記申請

新しい本店所在地への移転後、法務局に法人登記の変更申請を行います。

必要な書類には、株主総会の議事録、新住所を証明する書類、変更登記申請書などが挙げられます。

申請はオンラインでも可能で、電子証明書を使用して申請手続きを行うことが可能です。

申請内容が受理されれば、新しい本店所在地が正式に登記されます。登記変更の手数料や必要書類の詳細は、法務局のホームページを確認しましょう。

5. 各種機関への届出

法人登記の変更が完了したら、税務署、年金事務所、労働基準監督署、社会保険事務所など、関係機関への届け出を行います。

届け出ることで、新しい所在地での税務処理や社会保険手続きが行えるようになります。

また、銀行や取引金融機関への連絡も忘れずに行いましょう。

さらに、郵便局にも住所変更届を提出し、重要な郵便物が新しい住所に届くように申請する必要があります。

法人移転時の登記変更は忘れずに実施しよう

本記事では、法人登記の移転手続き方法や必要な書類を詳しく解説しました。

法人の移転時には、登記変更を忘れないように実施しておくことが重要です。適切な手続きを行わないと、法を犯したり、業務に支障が出る可能性があるため、注意しましょう。

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