近年、起業したりネットショップなど副業する方が増えてきており、バーチャルオフィスを利用していたり、利用を検討している方もいると思います。
しかし、バーチャルオフィスは安く住所を借りれたり荷物の転送サービスもあったりと便利な半面、注意しなければトラブルになるということも理解しなくてはなりません。
運営会社が倒産してしまったり、営業の許可がバーチャルオフィスではおりなかったなど、予期せぬトラブルや回避出来るトラブルもあります。
今回はバーチャルオフィス選びの参考になるよう起こりうるトラブルについて説明したいと思います。
よくあるバーチャルオフィスを契約中のトラブル
それではよくあるトラブルをバーチャルオフィスの契約中と解約をした後で分けて紹介していきたいと思います。
バーチャルオフィス契約中のトラブル
運営会社が倒産してしまう
運営会社が倒産してしまうとサービスが利用できないのはもちろん、登記していた住所の変更もしなければなりません。登記の変更には３万程度の費用がかかり、名刺やチラシに住所を載せていた場合、作り直す必要もでてきてしまいます。
会社が倒産するかどうかは予想はつきにくいかもしれませんが、運営会社がどれくらいの期間バーチャルオフィスの事業をしているかや、どんな事業をしているのかも選ぶポイントになります。
他にも、入会審査に身分証明が必要だったり審査がしっかりしていることも重要になります。運営に余裕がない運営会社は借り手を選ぶような審査をせずどなたでも入会できてしまうかもしれません。
バーチャルオフィスの住所が犯罪に利用されていた可能性
バーチャルオフィスの住所が過去に犯罪に利用されていた可能性もあります。取引先が利用者の住所を調べた時に犯罪に利用されていた場所だった場合、会社のイメージや信頼の低下につながります。
さらに、銀行で法人口座が作れない事態になったりと、自分のせいではないところで信用が失われている可能性もあります。
これはインターネットで 住所＋犯罪、詐欺 などワードで検索してみると過去に犯罪に利用されていないかがわかることもあります。
余計なトラブルに巻き込まれない為にも事前に調べてみることも重要になります。
営業許可がおりない
通常の株式会社や合同会社、合資会社、一般社団法人、財団法人、NPO法人であればバーチャルオフィスは問題なく利用ができます。しかし、業種によっては、行政機関の営業許可が必要になります。税理士や弁護士など、バーチャルオフィスでは営業許可が下りない業種もあります。
開業しようとしている業種がバーチャルオフィスではなく実体のある事務所が必要な業種もありますので、契約をする前にしっかりと確認することが必要になります。
例えば、、、
- 人材派遣業
- 有料職業紹介業
- 古物商（中古取引、リサイクルショップ）
- 不動産業士業（弁護士、税理士等）
- 廃棄物処理業金融商品取引業
- 探偵業
- 風俗営業
などは許可がおりないケースがあります。
他にもバーチャルオフィスでは難しい業種もあるかもしれませんので、契約前に確認しましょう。
郵便物のトラブル
自宅の住所を公開しないためにバーチャルオフィスの住所から荷物を発送した際に、何らかのトラブルで返品や受け取りが出来なかった場合、バーチャルオフィスに返送されますが、サイズ超過や食品だった場合は受け取らずに返送してしまいます。
送り先に受け取れる日時や時間を確認したり記載した住所に間違いがないか確認しましょう。
荷物が送られる場合も同様にサイズなどバーチャルオフィスが受け取り出来るものか確認出来る場合はしたほうがいいかもしれません。
バーチャルオフィス解約後のトラブル
バーチャルオフィスを解約したからと言ってそれで終わるわけではありません。解約後にトラブルになることもあるので注意しなければなりません。
住所の消し忘れ、消し漏れによる無断使用
バーチャルオフィスを解約した場合、ネット上などに載せたレンタル住所はすべてを削除しなければなりません。
削除せずに載せたままにしてしまうと、料金を払わずに利用をしていたということになりますので、追加の料金を請求されてしまう場合もあります。同様に、名刺やパンフレットなどに住所を載せていた場合にも作り直さなければなりません。そのまま利用していると料金が請求されてしまうことになってしまうのです。
そうならないためにも、住所を利用する場合は、解約したときのことを考えてどこに掲載したかなどのリストを作るとよいでしょう。
郵便物が解約後の送られてしまう
バーチャルオフィスを契約する場合、会社など活動拠点の住所がバーチャルオフィスの住所になります。
そうするとユーザー側で契約するその他のサービス等はバーチャルオフィスの住所で契約しなければならないケースが多く、毎月DM等が届くことがあります。
バーチャルオフィスを解約した際にそのサービスの解約を忘れたり、住所変更をしないとDMが届いてしまいバーチャルオフィスの業者に住所を使用していると判断され、追加で無断使用で料金を追徴されてしまう可能性が高いです。
また、届いた郵便物は破棄されてしまう可能性もあり大事な書類等の紛失につながるケースも考えられます。
こちらに関しても、バーチャルオフィスの住所で登録したサービス等をリストアップすることをおすすめします。
実際のトラブル事例や損害例一覧
これまでは考えうるトラブルを紹介してきましたが、実際にあったトラブルを紹介したいと思います。
解約後にホームページ上から住所を消し忘れていたせいで、その分の利用請求がきてしまった
会社のHPには活動拠点の住所を記載する必要があります。
そのためバーチャルオフィスを契約する方はHPに必ずと言っていいほどレンタルした住所を記載するのですが、規約やプライバシーポリシー、会社概要等記載する箇所がとても多いため消し忘れをしてしまったようです。
バーチャルオフィスに届いた契約者宛の郵送物が受け取ってもらなかった。
ほとんどのバーチャルオフィス業者は、届く郵送物にサイズや形式の制限を設けている場合が多いです。
例えば大きすぎる荷物や生もの、現金書留など保管が難しい荷物は受け取り拒否をされてしまうケースが多いようです。
お客様に送った荷物が返品等で返送になった場合、発送元にはバーチャルオフィスになっているため受け取り拒否をされた場合、返品をしたはずの荷物がお客様のもとに再度郵送されてしまいクレームになってしまうこともあります。
そのため契約をする前に、自身がお送りする荷物がバーチャルオフィスに受け取りしてもらえるか確認するようにしましょう。
法人口座を作ろとしたが、過去に犯罪に使われていた住所だったために、口座開設ができなかった。
バーチャルオフィスはレンタルオフィスと同様で、一つの住所を複数の個人、法人で利用します。
そのため、審査が杜撰な業者と契約すると口座開設ができなかったり、お客様から不信感を持たれてしまうでしょう。
最近では反社チェックツールでお申込み者の過去の犯罪歴や反社会勢力との関わり等がないか審査をしている業者も存在します。そのような企業だとリスクを軽減することができますね。
まとめ
バーチャルオフィスは個人事業主から法人にする際に自宅住所を明かさずに会社登記できたり、オフィスを契約するコストも節約できたりメリットも多くあります。利用できる住所も都心部の一等地だったりと企業のイメージにも役に立ちます。
かしバーチャルオフィスならではのトラブルもあることを理解しておきましょう。
こういったトラブルの可能性を少しでも減らす為に、しっかりとバーチャルオフィスの運営をしている会社かを見極める必要があります。
- どれくらいの期間バーチャルオフィスの事業をしているか
- 住所が過去に犯罪で使われていいないか
- 運営会社の会社概要をしっかり確認する
- 料金やサービスを事前に確認する
上記のように会社情報やサービス内容などから総合的に見て信頼できる会社か判断しましょう。そして個人情報に関するセキュリティ対策もしっかりしていることも重要になります。予期せぬトラブルもありますが、営業許可などご自身で注意すれば回避できるトラブルもあります。
