記名と署名の法的効力の違いとは？正しい意味や使い分けについて解説

「記名とは何か」
「記名と署名の法的効力の違いについて知りたい」

書類に記名する際、このような疑問を抱いた方はいないでしょうか?

書類に記名する際は、署名との法的効力の違いについて認識する必要があります。

本記事では、記名と署名の違い、法的効力の違い、記名する際のリスクについて詳しく解説します。ぜひ、参考にしてください。

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記名とは

記名とは、書類に名前を記入することです。

記入方法は特にありません。

例えば、パソコンで名前を入力したり、記名欄にスタンプを押したり、他の人が代筆したりしても、それらは全て記名です。

「記名」は、誰が書いたか証明できないので、第三者が勝手に記名した場合は、証明が難しくなります。

記名と署名の違いとは

記名に類似して使われがちな言葉が「署名」です。

署名とは、本人が自分で氏名を書くことです。

署名は、必ず手書きで書かなくてはいけません。

ビジネスにおいて、記名と署名の違いは、以下のように定義されています。

署名	自分の氏名を手書きすること
記名	手書き以外の方法で氏名を記載すること

つまり、自分で氏名を書き記すことを署名、ゴム印やパソコン入力など、手書き以外の手段で氏名を記載することを記名と呼びます。

また、契約書などの書類に名前を記入する際、自署でお願いしたい時に、「署名」と「記名」を使い分けます。

また、契約書に署名する際に使われる言葉は、以下の通りです。

使われる言葉はさまざまなので、把握しておきましょう。

押印と捺印の違いとは

「押印」も「捺印」も書類に印を押すという意味では同じです。

しかし、「押印」と「捺印」は語源の由来が違います。

「押印」の語源は「記名押印」から来ていることに注目してください。

「記名」が省略されて「押印」となっている訳です。

一方、「捺印」の語源は、「署名捺印」から来ていることに注目してください。

「署名」が省略されて「捺印」となっている訳です。

法的効力があるのは？記名と署名の法的効力の違い

法的効力があるのは、記名と署名どちらでしょうか？

それぞれの法的効力の違いについて、詳しくみていきましょう。

記名の法的効力

自筆以外の方法によって名前を示す記名は、法的効力を持ちません。

しかし、記名に加えて印鑑を押す「記名押印」を行うと、法的な証拠能力を担保することが可能です。

また、ゴム印での記名やパソコンによる印字など、本人以外でも簡単に行えます。

偽造やなりすましなどのリスクも考えられ、「本人又は代理人」によるものと証明できないため、署名よりも法的効力が低いとされています。

署名の法的効力

署名は、自筆で名前を記すことから、筆跡鑑定による本人証明が可能です。

また、民法228条の第4項では、以下のように示されています。

第二百二十八条　文書は、その成立が真正であることを証明しなければならない。 （略） 4　私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。

つまり、契約書などの私文書に署名をすることで、法的な証拠能力を担保できます。

また、署名・押印どちらか一方を記すことで、文書の成立を証明できます。

この際、署名に加えて印鑑を押す「署名捺印」を施すと証拠能力をより高めることを覚えておいてください。

さらに、本人又は代理人の署名は、法的効力を持ちます。

私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。

私文書とは、国や地方自治体ではない私人が作成した文書のことです。

契約書も私文書に含まれます。

契約書に「本人又はその代理人の署名又は押印」がある場合、契約書が本人によって作成され第三者に偽造・改ざんされていないことを証明できるため、覚えておきましょう。

記名・署名・押印・捺印の法的信用度の違いとは？

記名・署名・押印・捺印では、法的信用度が違います。

法的信用度の高い順に並べると、以下の通りです。

「記名」は、「押印」と合わせると初めて法的効力を持ちます。

また、「署名」のみと「記名＋押印」は、法律上同じですが、一般的に「署名」のみの方が法的効力が高く扱われます。

信用度の高さから、書類には「署名＋捺印」を求められることが多いと覚えておきましょう。

また、契約は署名捺印や記名押印がなくとも成立します。

つまり、口約束でも成立するというわけです。

しかし、口約束の場合、民間紛争などのトラブルに発展したときに提出できる証拠がありません。

そのため、企業間の契約であれば、契約書を作成し、署名捺印・記名押印を行うようにしましょう。

書類に記名・押印する際の方法

書類に記名・押印する方法は難しくありません。

しかし、場所を間違えてしまうと訂正が必要になるので注意してください。

書類に記名・押印する際は、場所や方法を確認してから記名・押印するようにしましょう。 

書類に記名する際の方法

書類の末尾にある記名欄に自筆で記名しましょう。

また、自筆以外の記名方法は、以下の通りです。

記名方法は、いくつかあるのでチェックしておきましょう。

書類に押印する際の方法

押印は、「必ずここに押印してください」と決まっているわけではありません。

丸印の場合は、記名に重ならないよう押印します。

しかし、角印の場合は、文字に重なるように押すのが一般的です。

両方使用する場合は、丸印は文字が重ならないように、角印は文字が重なるように押印してください。

書類を修正・追加したい時は？

契約書などの書類を追加・修正する際は、修正ペンなどを利用できません。

元の文章を残したまま、印鑑を用いて修正・追記します。

書類を修正する場合

書類を修正する際は、押印に使用した印鑑を用いて修正しましょう。

修正の手順は、以下の通りです。

書類を追記する場合

書類に追記する場合も、押印を用いた印鑑を使用します。

追加の手順は、以下の通りです。

書類に記名する際のリスク

PCなどで氏名を記入するだけであれば、法的効力はありません。

「記名」は「押印」することで法的効力が発生します。

また、手書きで署名した場合、筆跡が本人のものと証明されれば、意思表示をしたことが認められます。

この場合、捺印がなくても法的効力が発生するので、注意してください。

そのため、書類の内容をきちんと把握した上で、署名するようにしてください。

書類に記名する際の注意点

記名する際は、記載されている内容をきちんと確認してください。

安易に書類に記名してはいけません。

書類に不利益となるような情報が書かれている場合も考えられます。

また、署名捺印・記名押印した後の書類を無効にするためには、数々の手続きを行わなければならず、簡単なことではありません。

記名・署名した内容を了承した意思表示になるので、納得した上で慎重に行いましょう。

電子契約書であれば記名が不要

電子契約書であれば、記名・押印する必要がありません。

電子署名やタイムスタンプは、法的根拠が認められているからです。

電子契約システムで作成した電子契約書には、実際の印鑑は使えません。

どうしても捺印したい場合は、電子印鑑を使用してください。

印影に識別情報が保存された電子印鑑で捺印した場合以外は、法的効力がありません。

また、契約書には、タイムスタンプを付与できます。

タイムスタンプは、発行されたその時にデータが存在し、その後改ざんされていないことを証明するものです。

電子署名による「本人性」とタイムスタンプによる「非改ざん性」により、電子契約書は署名・捺印された紙の契約書と同等の法的効力があると認識してください。

契約書に署名するときの5つのルール

契約書に署名するときのルールは、以下の通りです。

署名は、公的信用度を高めるために重要な役割を果たします。

契約書を正確なものにするためにも、署名のルールやマナーについて認識しておきましょう。

代表者が署名する

企業間の契約において、会社の代表者が契約書に署名することが原則です。

会社法第349条でも、以下のように定められています。

代表取締役は、株式会社の業務に関する一切の裁判上又は裁判外の行為をする権限を有する

つまり、業務に関する決定権は代表者にあり、契約における署名も同様です。

そのため、契約の際、実務を担当した者が署名をすれば良いというわけではなく、基本的には代表者が自ら署名を行います。

権限委譲された社員名義で署名する

代表者による署名が原則ですが、契約の度に代表者自ら署名することは難しいでしょう。

その場合、代表者から権限委譲された社員名義で署名を行うのが一般的です。

しかし、誰でも契約書に署名できる状態にならないよう、職務権限規定を策定して、決裁や署名に関するルールを明確化する必要があります。

押印は必須ではない

私文書は、署名または押印がある場合に真正に成立したものと推察されます。

つまり、署名がある契約書に押印は必須ではありません。

しかし、署名より署名捺印の方が法的信用度が高いため、署名に加えて印鑑を押すのが一般的です。

契約書の末尾に署名する

契約書に署名する場合は、契約書の末尾に署名することが一般的です。

令和5年8月1日 住所：東京都●●区●●町●●ビル 会社名：●●株式会社 役職名・氏名：代表取締役　田中　太郎

しかし、署名する場所は法律で決まっているわけではありません。

契約書の読みやすさを重視し、表紙に署名欄を設ける場合もあります。

また、署名する箇所は、右寄せでも左寄せでも構いません。

署名しやすい位置に記入してください。

電子署名の場合は電子契約システムを使う

電子署名を利用する場合は、電子契約システムを挿入することがおすすめです。

電子署名といっても、印影を画像データ化しただけの簡易的な電子印鑑から、本人確認が可能な電子証明書を用いたものまで、さまざまあります。

電子署名法の要件を満たし、手書きの署名と同等な法的効力を持つ電子署名を利用したい場合は、電子契約システムを導入しましょう。

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この記事では、記名と署名の違い、法的効力の違い、記名する際のリスクについて詳しく解説しました。

まずは、記名・署名・押印・捺印の意味、法的効力の違いについて理解しましょう。

その際、リスクや注意点についてもしっかり押さえる必要があります。

また、記名する書面に自宅の住所以外を使用したい際は、NAWABARIで事務所の住所を取得することで個人情報を保護できるでしょう。

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