バーチャルオフィス

ライバー事務所に届く郵便物の処理問題をバーチャルオフィスで解決!

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世界中で多くのリスナーを楽しませている配信者たちの多くは、ライバー事務所に所属してマネジメントを受けています。

これから事務所を立ち上げたい、あるいは既にオフィスを構えているという人も居るでしょう。

ライバー事務所を運営する上で1つ気にかけておきたいのが、郵便物の取り扱いについてです。

今回はライバー事務所に送られてくる郵便物に関わる注意点と、その解決に有用なバーチャルオフィスについて紹介します。

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ライバー事務所での郵便物の処理問題

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ライバー事務所はマネジメント業務だけではなく、所属配信者に送られて来たファンレターやプレゼントを一時的に保管する役割も担っています。

配信者の人気度合いにもよりますが、有名になればなるほど送られてくる郵便物は大量になっていくでしょう。

そうなると事務所の保管スペースでは面積が足りなくなったり、量が多過ぎて管理が難しくなったりなど様々な問題が発生する可能性があります。

また、事務所に到着した郵便物の受取や保管・管理には人手が必要になるため、スタッフを常駐させておくための人件費がかさんでいく傾向も強いです。

こういった課題点を解決するために有用なアプローチとして、バーチャルオフィスサービスに注目が集まっています。

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郵便物処理問題はバーチャルオフィスで解決!

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バーチャルオフィスについてまだ馴染みがないという人も多いでしょう。

ここではバーチャルオフィスの簡単な概要と、何故ライバー事務所の郵便物の受取に適しているのかを解説します。

そもそもバーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは物理的なスペースを所有しないスタイルでありながらも、オフィスや事務所として最低限の機能を提供するサービスです。

対応可能な内容はサービスの提供元によって異なりますが、一般的には「法人登記(住所の貸し出し)」「郵便物受取や転送」「会議室の貸し出し」などが基本的なサービス内容となっています。

サービスの利用にはランニングコストがかかりますが、家賃や光熱費が必要ないためコストが安く抑えられます。

業務スタイルによっては人件費も抑えることが可能です。

大量の郵便物の受取にバーチャルオフィスがおすすめの理由

バーチャルオフィスの郵便物受取サービスは運営元が一時的に郵便物を管理して、到着後即時あるいは定期的にユーザーが指定した住所に転送します。

基本的には荷物の到着ごとにユーザー側へ内容を通知しているところが多く、ユーザー側は内容に応じていつ転送してもらうかを調整することも可能です。

例えば取引先からの書類などは緊急性が高いため即時転送、ファンレターやプレゼントは配信者へまとめて渡すため、週1回や月1回の定期転送にするなど、効率的に事務所宛の郵便物を管理出来ます。

予め保管期限を定めている場合が多く、使い方によっては一時的な郵便物保管場所としても機能するため事務所を圧迫しません。

また、不要な郵便物に関しては破棄してくれるケースもあります。

必要な郵便物を必要なタイミングで事務所に置いておけるようになるため、バーチャルオフィスはライバー事務所の郵便物受取に適しているのです。

バーチャルオフィスでの郵便物の受取・転送での注意点

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バーチャルオフィスの郵便物サービスは、オフィス業務の効率化に有用な一方で、利用に際して注意しておきたいポイントがいくつか存在します。

予期せぬトラブルを避けるために、ここからはその注意点について押さえておきましょう。

郵便物を転送する頻度

郵便物を転送してもらえる頻度はバーチャルオフィスによってまちまちです。

複数のプランから選択可能な場合もあれば、定期あるいは即時転送で固定されている場合もあります。

自社でどのように郵便物を管理したいのかを予め明確にしておき、そのニーズにマッチしたサービスを選ぶようにしましょう。

なんでも受取可能か

一口に郵便物と言ってもその種類は様々であり、中にはバーチャルオフィスで受取ってもらえないものもあるので十分注意しておきましょう。

一般的にバーチャルオフィスでは通常の郵便物および宅配便、一部の書留郵便については受取可能としているところが多いです。

バーチャルオフィスによって対応可能範囲は異なりますが、基本的に以下のような郵便物については受取ってもらえない場合が多いと考えておきましょう。

  • ・現金書留
  • ・法的効力を持つ書類
  • ・大型の荷物(サイズの規定はバーチャルオフィスによって異なる)
  • ・冷凍および冷蔵が必要なもの
  • ・内容証明郵便
  • ・代金引換の荷物
  • ・本人限定の受取郵便物
  • ・信書

郵便物の直接の受取可能か

郵便物の転送にかかる送料を節約したい、あるいは自社で保管する前に内容をチェックしたいなどの理由からバーチャルオフィスに届いた荷物を直接受取りたいという人も多いでしょう。

直接受取の可否はバーチャルオフィスによって異なりますが、都心部であれば対応しているというところも多いです。

もしも必要であれば事前にサービス内容や利用規約を確認しておきましょう。

郵便物転送に送料以外の手数料がかかるか

郵便物転送にかかる費用についても、予めよく確認しておくことが大切です。

転送費用は一般的に

「転送頻度」「郵便物の量」「通知の有無」

などで変動します。

特殊な郵便物の受取や追加作業をオプション料金で請け負っているバーチャルオフィスもあります。

自社へ届く郵便物の内容や量に合わせて上手にコストを管理してみてください。

バーチャルオフィス利用までの手順

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バーチャルオフィスを利用するためには、所定の契約手続きを済ませる必要があります。

基本の流れは以下の通りです。

申込み・問い合わせ

バーチャルオフィスでは公式ホームページからのWeb申込みを受付けているところが多いです。

まずは申込み時に必要となる情報を入力して、運営からの連絡を待ちます。

電話やメールで質問を受付けていたり、運営が拠点を構えている住所の内覧が出来たりする場合もあるので必要に応じて活用していきましょう。

必要書類の提出

Webからの申込み時、あるいはその後の手続きで必要書類の提出を行います。

基本的には実物やコピーの送付が必要となるため、予め準備しておくと手続きがスムーズに進むでしょう。

個人・法人によって細かい必要なものは異なりますが、一般的には下記のような書類が求められます。

・代表者の身分証明書のコピー
・印鑑登録証明書
・口座振替依頼書
・住民票(個人事業主)
・法人登記簿謄本(法人)
・転送先住所が分かる公共料金明細など(必要に応じて)

審査

提出書類を基にして利用希望者の信用度合いが審査されます。

平均2~3日程度、遅くても1週間前後が審査期間の目安です。

事業内容や申請内容の真偽に問題がなければ、基本的には審査をパス出来ます。

入金・サービス利用開始

審査通過後にサービス利用料の支払い方法に従って入金すれば、実際にバーチャルオフィスを利用出来るようになります。

住所や電話番号が有効になるタイミングはバーチャルオフィスによって異なるので、前もって確認するようにしましょう。

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バーチャルオフィスは所在地に関わらず契約可能!

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バーチャルオフィスの大きな特徴は、利用者の所在地に関わらず契約可能であるという点です。

一般的にバーチャルオフィスの所在地はそのエリアの一等地になっています。

実際の業務は地方でこなしながらも表向きの住所は一等地にすることが出来るため、取引先や顧客からの信用を得やすいという点がメリットです。

また、一等地の住所は公的機関や金融機関からの信用も高くなります。

資金繰りに重要な融資を受けやすいという点も、バーチャルオフィスの利用における大きなポイントであると言って良いでしょう。

ライバー事務所におすすめなバーチャルオフィス3選!

バーチャルオフィスは世間的なニーズの高まりも相まってサービス事業者が増えています。

初めて利用する場合はどこと契約すれば良いのか迷ってしまうという人も多いでしょう。

ここではライバー事務所としておすすめのバーチャルオフィスを厳選して3つ紹介します。

NAWABARI

NAWABARI

NAWABARIは東京の高級住宅街としても知られる目黒区鷹番の住所が利用可能なバーチャルオフィスです。

EC事業者やインフルエンサーからの人気が高く、Pマーク取得企業ということもあって個人情報の管理体制も厳格になっています。

気になる郵便物の受取については基本料金にパッケージングされており、実質転送費用の実費のみでサービスが利用可能です。

最安プランは月額1,100円で業界トップクラスのコストパフォーマンスとなっています。

これからライバー事務所を立ち上げる、あるいは試験的にバーチャルオフィスを活用してみたいという人にもおすすめです。

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ナレッジソサエティ

ナレッジソサエティ

千代田区九段に拠点を構えるナレッジソサエティは、バラエティ豊かなサービスを展開しているバーチャルオフィスです。

レンタルオフィスやシェアオフィスのサービスも併設しているため、必要に応じて柔軟に事務所機能を構築することが出来ます。

交流会やセミナーを積極的に行っている点も特徴であり、活用すれば経営ノウハウを効率的に身に付けられるでしょう。

リージャス

リージャス バーチャルオフィス

リージャスは国内170拠点を誇る業界大手のレンタルオフィスサービスです。

バーチャルオフィスサービスも展開しており、必要最低限な機能からオールインワンまで4つのプランが用意されています。

最大の特徴は全国の拠点から使用したい住所を選択出来る点であり、地域性を意識したブランディングにも有効です。

ワークスペースも機能性や高級感に応じて4つのブランドが展開されているため、将来的にリアルのオフィスの使用を考えている場合にもおすすめと言えます。

バーチャルオフィスで郵便物処理の問題を解決しよう!

自宅で活動することが多い配信者を抱えるライバー事務所と、物理的なスペースを常設しないバーチャルオフィスは親和性が高い組み合わせです。

特に郵便物の受取に関しては事務所のデッドスペースや人件費の削減など、頭を悩ませがちな課題の解決に効果が期待出来ます。

オフィス選びに迷ったら、シンプルかつ使い勝手の良いバーチャルオフィスNAWABARIを利用してみるのがおすすめです。

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