ビジネスメールにおける謝罪文とは？6つの例文や書き方のポイントについても解説

「ビジネスシーンにおける謝罪文の書き方について知りたい」
「謝罪文を送る際の注意点は？」

ビジネスにおいて謝罪文を送る際、このような疑問を抱いた方はいないでしょうか?

誤った謝罪文を送ってしまうと、相手に不快感を与えてしまうかもしれません。

本記事では、ビジネスにおける謝罪文の例文、謝罪文を書く際のポイントについて詳しく解説します。ぜひ、参考にしてください。

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ビジネスにおける謝罪文とは

謝罪文とは、自分のミスや不手際で迷惑をかけてしまった際、相手に謝罪を伝えるための文です。

例えば、以下のような場合に謝罪文を書くことがあります。

謝罪文を送る際は、相手に誠意を伝えるためにも、できるだけ早く謝罪するようにしてください。

すぐに謝罪に向かえない場合は、できるだけ早くメールを送りましょう。

【社外向け】お客様に送る謝罪文の例文6選

お客様に送る謝罪文の例文を、以下のシチュエーション別に解説します。

ポイントをまとめて解説するので、ぜひ参考にしてください。

発送ミスによる謝罪文メール

発送ミスによる謝罪文の例文は、以下の通りです。

件名：〇月〇日　〇〇（商品名）発注についてのお詫び 株式会社〇〇 〇〇　様 大変お世話になっております。 株式会社〇〇（自社名）　〇〇（責任者名）です。 先日注文を頂いた商品の件ですが、確認いたしましたところ、確認ミスで正式な発注手続きができておりませんでした。つきましては、〇月〇日（再度、発注手続きをする日にち）に正式な発注手続きをいたしますので、〇月〇日までの納品でお願いしたく存じます。 この度は、こちらの不手際により〇〇（顧客）様にご迷惑をおかけいたしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。 今後このようなことがないように、再発防止に取り組んでまいります。 何卒、よろしくお願いいたします。

発送ミスによる謝罪文を書く際は、まず誠意を込めて謝罪しましょう。

また、発送ミスが起きてしまった原因・内容の記載は必須事項です。

この際、言い訳と読み取れてしまう文章は控えてください。

長い付き合いのお客様である場合は、可能な限り、メールではなく電話で謝罪しましょう。

納品ミスによる謝罪文メール

納品ミスによる謝罪文メールは、以下の通りです。

件名：〇月〇日　〇〇（商品名）発注についてのお詫び株式会社〇〇 〇〇　様大変お世話になっております。 株式会社〇〇（自社名）　〇〇（責任者名）です。 先日ご注文いただいた商品につきまして、納品が遅れておりますことを心より深くお詫び申し上げます。 原因を調査しましたところ、弊社の事務手続きの不手際によるミスであることが判明いたしました。現在、体制の見直しを行っており、今後の再発防止に取り組む所存です。 この度は、こちらの不手際により〇〇（取引先）様にご迷惑をおかけいたしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。 メールにて恐縮ですが、取り急ぎお詫びとご連絡を申し上げます。

納品が遅れそうな場合は、すぐに連絡し、納期延長の依頼をするようにしてください。

取引先は、納期が守られることを前提にスケジュールを組んでいます。

もし、納期が遅れてしまうと、取引先に関わる企業まで影響を受けてしまう可能性があります。

取引先が余裕をもって対応できるよう、納期の遅れは早めに報告してください。

クレームに関する謝罪文メール

クレームに関する謝罪文は、以下の通りです。

件名〇〇（クレーム内容）についてお詫び 平素より、大変お世話になっております。 〇〇店責任者の△△です この度は、弊社〇〇の接客態度及び言動にて、不愉快な思いをさせてしまいましたこと、深くお詫び申し上げます。 早速、本人に厳重に注意するとともに社内全体にも、皆様に気持ちよく当店を利用していただけるよう、気を引き締めて接客にあたるようにと改めて通達致しました。 この度のこと、本人も深く反省をしております。 どうかご寛容を賜りますよう伏してお願い申し上げます。 なお、これからもお気づきのことがございましたら、何なりとご指摘いただきますよう、合わせてお願い申し上げます。 まずは、メールにてお詫び申し上げます。 大変申し訳ございませんでした。

自社に落ち度があるクレームに対して謝罪することはもちろんですが、必ずしも非があるクレームとは限りません。

その場合は、相手の求める対応ができないことを伝えてください。

「大変恐縮ですが」や「恐れ入りますが」などのクッション言葉を使用し、謝罪メールを送ると、さらなるクレームに発展することを防げます。

請求書ミスや返金処理を行う際の謝罪文メール

請求ミスや返金処理を行う際の謝罪メールは、以下の通りです。

件名：請求内容の誤りよるお詫びと返金対応について 株式会社〇〇 〇〇　様 大変お世話になっております。 株式会社〇〇（自社名）　〇〇（責任者名）です。 弊社システムの設定ミスにより、〇月〇日にお送りした〇月分のご請求書の内容に誤りがあったことが判明いたしました。 正しい金額に修正した請求書を添付にてお送りしておりますので、ご確認いただけますと幸いです。 本件の差額については、本日中に貴社へ送金いたします。 この度は、弊社の不手際によりご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。 今後はこのようなことがないよう、責任者により第三者の確認を設けるよう体制を変更して対応してまいります。 メールでのご連絡となり恐れ入りますが、ご請求のお詫びと返金のご連絡までお願い申し上げます。

請求書ミスの原因が、取引先にあったとしても、まずは謝罪しましょう。

謝罪メールで言い訳するのは、マナー違反に当たります。

自社の責任者として、非を認め謝罪するようにしてください。

同じミスを繰り返さないよう、再発防止の対策を提示することをおすすめします。

システム障害に関する謝罪文メール

システム障害に関する謝罪文メールは、以下の通りです。

件名：〇/〇 〇時に発生したシステム障害に関するお詫び 〇〇株式会社 〇〇様いつも大変お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。平素より弊社の「〇〇〇」をご利用いただき、誠にありがとうございます。 〇月〇日（〇曜日）〇〇時〜〇〇時に、ログインできないという障害が発生し、大変ご迷惑をおかけしましたこと、お詫び申し上げます。本日の〇時時点で障害は解消しており、現在ではログインできるようになっておりますので、ご報告申し上げます。

システムが復旧した際は、サービスが利用できる旨を改めて連絡しましょう。

その他、不具合な点があった際、すぐに問い合わせができるよう、末尾に会社の連絡先を記載することをおすすめします。

商品の不具合に関する謝罪文メール

商品の不具合に関する謝罪文メールは、以下の通りです。

件名〇〇に関するお詫び（会社名） 平素より大変お世話になっております。 この度は、当社の「〇〇」をご購入いただきありがとうございました。 しかしながら、「〇〇」の不具合で、△△様には大変ご迷惑をおかけいたしました。心よりお詫び申し上げます。 お話を聞く限りですと、××の部分が問題になっているかと思います。つきましては、近日中に商品の交換に伺いますので、改めてこちらよりお電話をさせていただきます。 お忙しい中、ご連絡をいただきまして誠にありがとうございました。今後とも変わらぬお引き立てのほどよろしくお願い申し上げます。

商品の不具合が発覚した場合、まず謝罪のメールを送信してください。

この際、時候の挨拶は必要ありません。

その後、可能な限り迅速に対応し、不具合に至った経緯を説明します。

【社内向け】社内に送る謝罪文の例文3選

社内に送る謝罪文の例文を、以下のパターンにわけて解説します。

社外向けのメールと同様、迅速かつ正確に状況を伝えてください。

不注意による謝罪文メール

不注意による謝罪メールは、以下の通りです。

総務部　○○部長代理お疲れ様です。  〇〇〇〇です。取り急ぎ、ご報告があります。  先日、お預かりしていた新企画の媒体資料を、移動中に紛失してしまいました。 私の不注意から、部長代理及び関係各位に対し、 多大なるご迷惑をおかけしましたこと、誠に申し訳ありませんでした。 書類の管理方法についての見直しを早急に行い、二度とこのような失態を繰り返さないように、以後十分に注意して業務に励みます。誠に申し訳ございませんでした。

お詫びメールを送る際は、直属の上司のみならず、関係する人も含め情報共有することを忘れてはいけません。

また、謝罪メールが遅れてしまうと、さらに別の問題が発生する可能性があります。

より緊急度の高い重大なミスを犯してしまった場合は、上司に電話で連絡を入れるなどの対応を取るようにしましょう。

個人的な事情に関するお詫びメール

個人的な事情に関するお詫びメールは、以下の通りです。

件名：RE:〇〇株式会社〇〇 〇〇　様大変お世話になっております。 株式会社〇〇（自社名）　〇〇（責任者名）です。 ご返信が遅くなり、大変申し訳ございません。 私事で大変恐縮なのですが、〇月〇日より忌引き休暇をいただいていたため、メールの確認が遅れました。 ご迷惑をおかけして、申し訳ございません。 ご用件について、納期までにはお届けできます。 よろしくお願いいたします。

個人的な事情を伝えられる範囲で伝えるようにしてください。

また、対策できる場合は「対策に努める」旨を添えると、より好感を持ってもらえます。

飲み会の欠席に関する謝罪メール

飲み会の欠席に関する謝罪メールは、以下の通りです。

◯◯さん お疲れ様です。 〇〇課の〇〇です。 本日予定の〇〇の飲み会にお誘いいただきありがとうございます。本日の飲み会、とても楽しみにしていたのですが、急な予定が入り参加できなくなってしまいました。幹事である△△さんには大変な迷惑をおかけしてしまいますが、キャンセルさせて頂きたく存じます。 ご迷惑をおかけしてしまい、本当に申し訳ございません。次回はぜひ参加したいので、またお誘いください。 また、次回は私が幹事をさせていただく予定です。その際はご参加いただけますと幸いです。欠席のご連絡とお詫びをメールにて申し上げます。

飲み会など社内の人が集まる会に欠席する際は、お詫びメールが必要になるかもしれません。

上司や管理職の方達が参加する飲み会の場合は、謝罪メールを送るようにしましょう。

心を動かす謝罪文とは？ 謝罪文を書く際の10個のポイント

心を動かす謝罪文を書くポイントは、以下の10つです。

何か問題が起こってしまった際は、冷静な判断ができなくなっているかもしれません。

謝罪文を書くことで、状況が整理されるというメリットもあります。

迅速に対応する

問題が発覚したらすぐに、謝罪文を送るようにしてください。

問題が発生し、放置した状態で謝罪文を送ったとしても、誠意は伝わりません。

もし、取引先が近いのであれば、直接足を運んで謝罪することをおすすめします。

問題の原因を明確にする

ただ謝罪するだけでは、何も解決できません。

逆により印象を悪くしてしまう可能性があります。

謝罪に至った経緯、原因を明確にし、わかりやすく伝えてください。

また、相手に状況を伝える際は「5W1H」を意識して伝えるようにしましょう。

対処方法を伝える

謝罪文は、謝罪と問題発生の経緯のみならず、発生した対策まで提示するようにしてください。

今回のトラブルをどのように補填し、次回同じようにならないための対策を具体的に伝えてください。

対策までしっかり伝えることで、信頼が取り戻せる可能性があります。

件名で謝罪の意思を伝える

謝罪文を送る際は、問題が発生したことが一目でわかるように、件名で謝罪の意思を伝えるようにしてください。

さらに、具体的な謝罪の内容やミスの日時を入れるのもおすすめです。

しかし、件名が長すぎると、メールの意図が伝わりにくくなります。

文字数は、20～25文字以内に抑えるようにしてください。

メール配信システムを使用する

謝罪文を送る相手が複数人いる場合は、注意してください。

個人情報の漏洩に繋がってしまう可能性があるからです。

謝罪文を一斉送信する際は、情報漏洩を防ぐため「メール配信システム」を利用しましょう。

メール配信システムを利用すれば、個人宛メールを一斉送信できます。

言い訳や弁解をしない

トラブルの原因が、全て自分のせいではない状況もあるかもしれません。

しかし、謝罪相手に対して言い訳をしていると取られてしまうと、その関係性が崩れてしまう可能性もあります。

自分に非があることを認め、謝罪することが重要です。

正しい敬語や丁寧語を使う

ビジネスメール全般においてですが、正しい敬語や丁寧語を使うようにしましょう。

特に、お詫びメールのようなメールを送る際は、ちょっとした表現のミスがさらに印象を悪くする可能性があります。

メールを送る前に、誤字脱字がないか入念にチェックしてください。

わかりやすいタイトルをつける

メールを受信した方が一番初めに目にするのは、タイトルです。

本文を開く前に、どのような要件のメールであるかタイトルをつけるように意識してください。

また、全体が見えるよう、文字数は20文字程度に抑えましょう。

日付・金額・名称など具体的事実を記載する

原因を伝える部分では、発生日時や経緯を具体的に伝えてください。

詳しく具体的に伝えることで、納得してもらえ、真摯に向き合っていることが伝わります。

具体的事実を伝える際は、日時を時系列に示していくようにしてください。

事実に誤りがないか関係者に確認する

謝罪メールを出した後、内容にミスが発覚すると、相手からの信用をさらに落としてしまうかもしれません。

相手に正しい内容を伝えるためにも、メールを執筆した後に誤りがないか関係者に確認するようにしましょう。

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この記事では、ビジネスにおける謝罪文の例文、謝罪文を書く際のポイントについて詳しく解説しました。

謝罪文を送る際は、相手の失礼に当たらないよう、言葉遣いや丁寧さを意識してください。

また、謝罪文を送るシチュエーションはいくつか存在します。

社内・社外向けの例文を参考に作成してみてください。

謝罪文を送る際、NAWABARIで事務所の住所を取得することで個人情報を保護できるでしょう。

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